wtorek, 31 stycznia 2012

Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych

Urząd Zamówień Publicznych - w odpowiedzi na liczne pytania prawne - przygotował opinię w przedmiocie zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych. Opinię publikujemy poniżej.

Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach publicznych

I. Podstawa prawna

Zgodnie z art. 98 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą Pzp”, zamawiający sporządza roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. Stosownie do art. 98 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający jest zobowiązany przekazać roczne sprawozdanie Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Zakres sprawozdania określony został w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 sierpnia 2006 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz. U. Nr 155, poz. 1100 z późn.zm.).

II. Zakres podmiotowy dotyczący obowiązku sporządzania i przekazywania rocznego sprawozdania

Obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach dotyczy wszystkich zamawiających, o których mowa w art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, bez względu na tryb udzielanego zamówienia publicznego. Do sporządzenia rocznego sprawozdania zobowiązany będzie zatem każdy zamawiający, który udzielał w danym roku zamówień o wartości powyżej 14 000 euro. Z powyższego wynika, że zamawiający, którzy – w roku objętym sprawozdaniem – nie udzielili żadnych zamówień lub udzielili tylko zamówień, których wartość nie przekroczyła progu 14.000 euro nie przesyłają rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach Prezesowi Urzędu.

Zgodnie z przepisem art. 133 ust. 2 ustawy Pzp, zamawiający udzielający zamówień sektorowych są obowiązani uwzględnić w sprawozdaniu, o którym mowa w art. 98 ust. 1 ustawy Pzp, także informacje dotyczące udzielonych zamówień sektorowych, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp. W świetle zacytowanego przepisu, podmioty prawa publicznego udzielające zamówień sektorowych oraz zamawiający sektorowi sporządzają i przekazują Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach uwzględniające również zamówienia sektorowe od wartości 14.000 euro do kwot określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp.

III. Przekazywanie sprawozdań przez zamawiających w szczególnych przypadkach przewidzianych ustawą

- Zamawiający i jego jednostki organizacyjne udzielające w oparciuo przepis art. 32 ust. 5 ustawy Pzp

Zamawiający o złożonej strukturze wewnętrznej (na którą składają się wyodrębnione organizacyjnie jednostki, dysponujące samodzielnością finansową i udzielające samodzielnie zamówień na swoje potrzeby, ale nie będące zamawiającymi w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp np. wydziały uczelni wyższej), składają roczne sprawozdanie, które obejmuje również informacje o zamówieniach udzielonych przez ich jednostki organizacyjne. Tym samym, fakt samodzielnego szacowania wartości i udzielania zamówień na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy Pzp przez wyodrębnione jednostki organizacyjnego zamawiającego, nie może być uznany za uzasadnienie dla składania przez te jednostki odrębnych rocznych sprawozdań o udzielonych zamówieniach. Wartość poszczególnych zamówień ujętych przez zamawiającego w rocznym sprawozdaniu, zarówno udzielanych przez samego zamawiającego, jak i jego jednostki organizacyjne na podstawie art. 32 ust. 5 ustawy Pzp, powinna przekraczać 14 000 euro.

Z odmienną sytuacją będziemy mieli do czynienia w przypadku ustalania obowiązku sporządzenia i przekazania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach przez jednostki organizacyjne jednostek samorządu terytorialnego albo Skarbu Państwa posiadające status samodzielnych zamawiających w świetle przepisu art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, w szczególności szkoły, miejskie ośrodki pomocy społecznej czy inne jednostki budżetowe. Każda z tych jednostek jest zobowiązana bowiem, jako odrębny zamawiający, do składania własnego sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień. Tego rodzaju zamawiający nie uwzględniają w sporządzanym rocznym sprawozdaniu zamówień, których udzielają nie we własnym imieniu, lecz jedynie jako pełnomocnicy innych zamawiających, stosownie do treści art. 15 ust. 2 ustawy Pzp.

- Powierzenie przeprowadzenia i udzielenie zamówienia 

W przypadku, gdy zamawiający, na podstawie art. 15 ust. 2 ustawy Pzp powierza przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, a także udzielenie zamówienia, własnej jednostce organizacyjnej lub osobie trzeciej jako pełnomocnikowi (por. art. 15 ust. 3 ustawy Pzp), nie traci on na skutek tej czynności statusu zamawiającego, który udziela zamówienia. W ww. okolicznościach, zamawiający, nie zaś pełnomocnik, sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie, w którym uwzględnia również informację o zamówieniach udzielonych w imieniu tego zamawiającego przez podmiot trzeci, bądź jego własną jednostkę organizacyjną.

Z analogiczną sytuacją mamy do czynienia w sytuacji, gdy przeprowadzenie postępowania na zamówienie udzielane w częściach, w imieniu i na rzecz kilku zamawiających, zostało powierzone jednemu z nich, a w następstwie tego postępowania, każdy z zamawiających zawiera odrębną umowę w przedmiocie swojej części zamówienia. Obowiązek ujęcia w rocznym sprawozdaniu udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa indywidualnie na każdym z zamawiających, w których imieniu postępowanie zostało przeprowadzone.

Z drugiej strony, pełnomocnik, który posiada status samodzielnego zamawiającego, nie uwzględnia w przygotowywanym przez siebie sprawozdaniu informacji o zamówieniach, których udzielił w imieniu i na rzecz innego zamawiającego, na podstawie udzielonego przez innego zamawiającego pełnomocnictwa.

 - Powierzenie udzielania zamówień centralnemu zamawiającemu


Szczególną sytuację dotyczącą powierzenia przygotowania i przeprowadzania postępowania, a także udzielenia zamówienia, przewiduje przepis art. 15a ustawy Pzp wprowadzający instytucję centralnego zamawiającego. Zgodnie z tym przepisem centralny zamawiający może przygotować i przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia, udzielać zamówień lub zawierać umowy ramowe na potrzeby zamawiających z administracji rządowej, jeżeli zamówienie jest związane z działalnością więcej niż jednego zamawiającego. 

Stosownie do § 1 ust. 1 zarządzenia Nr 16 Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 marca 2011 r. w sprawie wskazania centralnego zamawiającego do przygotowywania
i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, udzielania zamówień oraz zawierania umów ramowych na potrzeby jednostek administracji rządowej Centrum Usług Wspólnych, instytucja gospodarki budżetowej, utworzona zarządzeniem nr 16 Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 października 2010 roku, została centralnym zamawiającym właściwym do realizacji zamówień centralnych obejmujących:
1) przygotowywanie i przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
2) udzielanie zamówień publicznych,
3) zawieranie umów ramowych — na potrzeby jednostek administracji rządowej określonych w załączniku do zarządzenia.

Natomiast, zgodnie z § 1 ust. 2 przywołanego wyżej zarządzenia, Centrum Usług Wspólnych, wykonuje czynności w zakresie realizacji zamówień centralnych w imieniu i na rzecz zamawiających, bez konieczności podpisywania porozumień lub udzielania pełnomocnictw. § 3 zarządzenia zobowiązuje zamawiających do nabywania dostaw i usług określonych w § 4 zarządzenia od Centrum, od wykonawców wybranych przez Centrum oraz do udzielania zamówień w zakresie tych dostaw i usług na podstawie umów ramowych zawartych przez Centrum. Takie uregulowanie ma swoje źródło w ustawie. Stosownie bowiem do treści art. 4 pkt 11 ustawy Pzp, ustawy nie stosuje się do nabywania dostaw, usług lub robót budowlanych od centralnego zamawiającego lub od wykonawców wybranych przez centralnego zamawiającego.

Ww. przepisy wskazują, iż w przypadkach, gdy przeprowadzającym postępowanie i udzielającym zamówień wykonawcom na rzecz jednostek administracji rządowej lub innych zamawiających, którzy na podstawie art. 15a ust. 3 ustawy Pzp, powierzyli centralnemu zamawiającemu przeprowadzanie postępowań i udzielanie zamówień, jest zamawiający centralny, w szczególności Centrum Usług Wspólnych, to wyłącznie na nim spoczywa ciężar przekazania sprawozdania o udzielonych zamówieniach, a także o zawartych umowach ramowych, na podstawie których zamawiający udzielają zamówień centralnemu zamawiającemu bądź wykonawcom wybranym przez centralnego zamawiającego.

Tym samym, zamawiający, na rzecz których powyższe zamówienia są udzielane, nie ujmują w swoich sprawozdaniach rocznych przekazywanych Prezesowi Urzędu zamówień udzielanych centralnemu zamawiającemu lub wykonawcom wybranym przez centralnego zamawiającego. Podobnie, nie są w tych sprawozdaniach ujmowane zamówienia udzielane przez poszczególnych zamawiających na podstawie umów ramowych zawieranych na ich rzecz przez centralnego zamawiającego, ponieważ informacja o wartości umów ramowych stanowiących podstawę udzielania zamówień przekazuje Prezesowi Urzędu zamawiający centralny.

 - Wspólne udzielanie zamówień przez kilku zamawiających

Jeżeli zamawiający decydują się na wspólne przeprowadzenie postępowania i udzielenie zamówienia, wyznaczają spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz (por. art. 16 ust. 1 ustawy Pzp). Zamawiający, który z upoważnienia podmiotów wspólnie udzielających zamówienia przeprowadza postępowanie i udziela zamówienia w ich imieniu i na ich rzecz działa w tym zakresie jedynie jako pełnomocnik (por. art. 16 ust. 5 ustawy Pzp). W przedstawionych okolicznościach obowiązek informowania o takim zamówieniu w rocznym sprawozdaniu spoczywa wyłącznie na zamawiającym upoważnionym do przeprowadzenia postępowania i udzielenia wspólnego zamówienia. Dotyczy to również sytuacji, gdy postępowanie zostanie przeprowadzone przez wyznaczonego zamawiającego, ale umowa będzie podpisywana przez wszystkich zamawiających udzielających wspólnego zamówienia. Jeżeli jednak określony zamawiający jest upoważniony nie do zawarcia umowy, ale tylko do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wspólnie w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz innych zamawiających w sytuacji, gdy przedmiotem postępowania są świadczenia podzielne (zamówienie udzielane w częściach), a na skutek przeprowadzonego postępowania umowy częściowe zawierane są indywidualnie przez poszczególnych zamawiających, na rzecz których działał zamawiający, obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w taki sposób zamówień spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę.

- Udzielanie zamówień przez zamawiających z grup kapitałowych

Zasadniczo w przypadku grup kapitałowych skupiających samodzielnych w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy zamawiających, każdy z nich sporządza i przekazuje Prezesowi Urzędu roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach. W sytuacji więc, gdy spółki córki udzielają zamówień jako samodzielni zamawiający, fakt pozostawania przez nich w grupie kapitałowej i podlegania spółce matce pozostaje bez znaczenia przy składaniu sprawozdań rocznych, gdyż każdy z tych podmiotów jest zobowiązany jako zamawiający do składania własnego sprawozdania. W konsekwencji, nie jest zgodna z prawem praktyka składania sprawozdania o udzielonych zamówieniach w ramach grupy kapitałowej wyłącznie przez jednego zamawiającego – spółkę matkę, w którym uwzględnione byłyby również zamówienia udzielone przez posiadające status zamawiających spółki - córki. W takiej bowiem sytuacji zarówno zamawiający spółka – matka, jak i samodzielnie udzielające zamówień i posiadające status zamawiających w rozumieniu ustawy Pzp spółki-córki (nawet, gdy są one finansowo zależne od spółki-matki) mają obowiązek informowania o udzielanych zamówieniach w odrębnych sprawozdaniach, których obowiązek przekazania Prezesowi Urzędu ustanawia przepis art. 98 ust. 1 ustawy Pzp.

W odniesieniu do grup kapitałowych, w strukturze których funkcjonuje zamawiający- spółka matka i posiadające również status zamawiających – spółki córki zastosowanie znajdą również zasady określone art. 16 ust. 1 ustawy Pzp w przypadku, gdy podmioty te wspólnie prowadzą postępowanie i udzielają zamówienia w oparciu o dyspozycję tego przepisu. Jeżeli zamawiającym wyznaczonym do przeprowadzenia postępowania i zawarcia umowy w imieniu i na rzecz innych zamawiających z grupy jest spółka matka, tylko ten podmiot składa w sprawozdaniu rocznym informację o udzielonym zamówieniu.

Jeżeli jednak spółka-matka jest upoważniona wyłącznie do wspólnego przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w swoim imieniu oraz w imieniu i na rzecz spółek-córek, a przedmiotem zamówienia są świadczenia podzielne (zamówienie udzielane z dopuszczeniem ofert częściowych) oraz w następstwie przeprowadzonego postępowania umowy (na podstawie wybrania ofert częściowych) są zawierane indywidualnie przez poszczególnych zamawiających (zarówno spółkę-matkę, jaki i spółki-córki, na rzecz których postępowanie przeprowadziła spółka-matka), obowiązek ujęcia w sprawozdaniu rocznym udzielanych w ten sposób zamówień spoczywa odrębnie na każdym z zamawiających, który zawarł umowę.

IV. Treść i forma przekazywania sprawozdania rocznego

- Forma przekazania sprawozdania

Sprawozdanie powinno obejmować rok kalendarzowy, tzn. dane zawarte w sprawozdaniu powinny dotyczyć zamówień udzielonych od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia roku sprawozdawczego. W celu spełnienia obowiązku przekazania sprawozdania należy:
1. wypełnić elektroniczny formularz na stronie portalu UZP (w celu przekazania
sprawozdania trzeba mieć takie same uprawnienia jak do przesyłania ogłoszeń do BZP - wszystkie dotychczas przyznane zamawiającym loginy/hasła do BZP zachowują swoją ważność) ;
2. wysłać formularz sprawozdania drogą elektroniczną (on-line) przez stronę portalu UZP;
3. wydrukować wygenerowane przez system UZP sprawozdanie z numerem referencyjnym i zachować w aktach.

Przepisy rozporządzenia nie przewidują obowiązku wysyłania do Urzędu Zamówień Publicznych wydruku sprawozdania pocztą, czy faksem, a jedynie przekazanie formularza sprawozdania drogą elektroniczną. Wprowadzenie drogi elektronicznej jako sposobu przekazywania sprawozdań wynika przede wszystkim z potrzeby przyspieszenia i usprawnienia przetwarzania zawartych w nich danych. System elektroniczny pozwala ponadto na ujednolicenie danych oraz wyeliminowanie błędów, które pojawiały się przy tradycyjnym sposobie przekazywania sprawozdań. Przyczynia się on również do zwiększenia możliwości weryfikacji danych oraz poprawy jakości przeprowadzanych na podstawie sprawozdań analiz.

Potwierdzeniem, że sprawozdanie wpłynęło do UZP w wersji elektronicznej jest pojawienie się na stronie systemu UZP oraz w dokumencie sprawozdania numeru referencyjnego i daty, wygenerowanych z systemu UZP.

- Dane przekazywane w sprawozdaniu rocznym

Wszyscy zamawiający (niezależnie od tego, czy są podatnikami podatku od towarów i usług, a tym samym czy mają możliwość odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego) są zobowiązani do wpisywania do sprawozdań rocznych o udzielonych zamówieniach publicznych wyłącznie wartości zawartych umów bez podatku od towarów i usług (tj. wartości netto).

Zamawiający wykazują w sprawozdaniu całkowitą wartość umów zawartych w roku, którego dotyczy sprawozdanie, również w przypadku, gdy umowa nie została jeszcze w całości wykonana i zamawiający nie wydatkował całej kwoty, na jaką została zawarta umowa.

W odniesieniu do umów zawartych na okres dłuższy niż 1 rok zamawiający uwzględniają całą wartość umowy w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.
W sprawozdaniu należy więc uwzględnić wszystkie umowy zawarte w roku, którego dotyczy sprawozdanie, niezależnie od faktu wykonania umowy lub wydatkowania środków.

W przypadku umów zawartych na czas nieoznaczony za wartość umowy należy przyjąć wartość ustaloną z uwzględnieniem okresu 48 miesięcy wykonywania zamówienia w sprawozdaniu za rok, w którym zawarto umowę.

W przypadku zawarcia umowy ramowej należy podać jedynie całkowitą szacunkową wartość umowy ramowej; nie należy natomiast uwzględniać wartości zamówień udzielonych na podstawie umowy ramowej.

Dodatkowo, wskazać należy, że jeżeli w zawartej umowie określono jedynie ceny jednostkowe (bez podania wartości całkowitej umowy), za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz ceny jednostkowej określonej w umowie.

Zamówienie, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, należy traktować jako jedno postępowanie i na potrzeby określenia wartości umowy należy zsumować ceny netto (bez podatku od towarów i usług) określone w zawartych umowach częściowych.

Jeżeli w związku z realizacją zamówienia podstawowego udzielono zamówień dodatkowych lub uzupełniających, przy wypełnianiu formularza sprawozdania należy je traktować (zgodnie ze stanem prawnym i faktycznym) jako odrębne zamówienia. Zamówienia dodatkowe i uzupełniające należy zatem uwzględnić w sprawozdaniu – analogicznie, jak pozostałe zamówienia - jeżeli ich wartość przekracza próg 14 000 euro. W rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, a zatem o umowach odpowiadających definicji z art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, nie uwzględnia się tym samym zamówień, w tym zamówień uzupełniających i dodatkowych, których wartość szacunkowa nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości 14 000 euro (nawet jeżeli umowa została zawarta na kwotę netto przekraczającą 14 000 euro).

W sytuacji, gdy zamawiający wszczynając postępowanie, oszacował wartość zamówienia na np.: 15.000 euro, wartość umowy powinna zostać uwzględniona w sekcji dotyczącej zamówień od 14.000 euro do progów UE, nawet jeżeli ostatecznie umowa została zawarta na kwotę odpowiadającą 13.000 euro (a więc poniżej progu 14.000 euro). Analogicznie, jeżeli zamawiający oszacował wartość zamówienia na poniżej progów UE, wartość umowy powinna zostać wykazana w sekcji dotyczącej zamówień od 14.000 euro do progów UE, nawet w przypadku, gdy wartość zawartej umowy przekroczyła progi UE.

Zaznaczyć przy tym należy, że w przypadku zamówień sektorowych, zamawiający składając sprawozdanie z udzielonych zamówień jest zobowiązany w myśl art. 133 ust. 2 Pzp do uwzględnienia w sprawozdaniu także informacji dotyczących udzielonych zamówień sektorowych, których wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp. Chodzi tu obecnie o kwoty 400.000 euro dla dostaw lub usług oraz 5.000. 000 euro dla robót budowlanych, od których to istnieje obowiązek stosowania przepisów o zamówieniach sektorowych. Przy sporządzeniu rocznego sprawozdania za rok 2011 należy zastosować wartości progów w tym czasie obowiązujących, tj. 387 000 euro dla dostaw lub usług oraz 4 845 000 euro dla robót budowlanych. Z uwagi na nałożony przez ustawodawcę obowiązek, zamawiający jest zobligowany do zamieszczenia odpowiednich informacji w sprawozdaniu na formularzu ZP-SR2 wg wzoru określonego w załączniku do ww. rozporządzenia.

Wartość waluty obcej, w sytuacji określania wynagrodzenia umownego w walucie obcej, określa się według kursu ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Podstawą obliczenia wartości waluty dla prawidłowości sprawozdania z udzielonych zamówień w takim przypadku będzie kurs złotego ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w dniu zawarcia umowy pomiędzy zamawiającym a wykonawcą.

Przesłanie rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach powinno nastąpić po jego akceptacji (podpisaniu wersji papierowej rocznego sprawozdania lub po wydrukowaniu wypełnionego formularza rocznego sprawozdania ze strony internetowej UZP i podpisaniu wydruku) przez kierownika zamawiającego albo osobę przez niego upoważnioną.

Reasumując:
  • informację o udzielonym zamówieniu przekazuje tylko jeden zamawiający;
  • o statusie zamawiającego rozstrzyga art. 3 ust. 1 ustawy Pzp, m.in. jednostki budżetowe jednostek samorządu terytorialnego albo Skarbu Państwa są zamawiającymi w świetle ww. przepisu;
  • powierzenie pełnomocnikowi będącemu osobą trzecią albo jednostką organizacyjną zamawiającego udzielenia zamówienia w imieniu i na rzecz zamawiającego nie zwalnia jego z obowiązku uwzględnienia w ten sposób udzielonego zamówienia w rocznym sprawozdaniu;
  • wyodrębnione jednostki organizacyjne zamawiającego, posiadające samodzielność finansową i udzielające zamówień związanych z własną działalnością, nie sporządzają rocznych sprawozdań - zamówienia przez nich udzielane są uwzględniane w rocznym sprawozdaniu zamawiającego, którego jednostkę organizacyjną stanowią;
  • w przypadku zamówień centralnych i wspólnych informację o tego rodzaju zamówieniach przekazuje w rocznym sprawozdaniu zamawiający centralny albo zamawiający przeprowadzający postępowanie w sprawie udzielenia wspólnego zamówienia, za wyjątkiem sytuacji, gdy wspólnie lub centralnie przeprowadzone jest postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, a umowy zawierają samodzielnie w swoim imieniu i na swoją rzecz zamawiający, którzy udzielili upoważnień do przeprowadzenia w ich imieniu postępowania w celu udzielenia zamówień centralnych lub wspólnych;
  • zamawiający stanowiący grupę kapitałową samodzielnie sporządzają roczne sprawozdania o udzielonych zamówieniach, za wyjątkiem zamówień wspólnych, które są uwzględniane w rocznym sprawozdaniu zamawiającego upoważnionego do udzielenia wspólnego zamówienia;
  • w sprawozdaniu rocznym powinny znaleźć się informacje o wszystkich umowach w sprawie zamówienia publicznego zawartych w danym roku kalendarzowym przez zamawiającego bez względu na okoliczność, czy umowy te obejmowały okres całego roku, część roku, czy wykraczały poza okres roku sprawozdawczego ani czy umowa została wykonana i środki zostały wydatkowane - liczy się wyłącznie to, iż umowa o określonej wartości została formalnie zawarta w roku sprawozdawczym, a tym samym zamawiający udzielił określonego kwotowo zamówienia publicznego;
  • informacja dotyczy wyłącznie zamówień, których szacunkowa wartość dla wszczynanych postępowań przekroczyła równowartość 14 000 euro;
  • sprawozdanie przekazywane jest wyłącznie w wersji elektronicznej, za pośrednictwem portalu UZP.
źródło: Urząd Zamówień Publicznych

poniedziałek, 30 stycznia 2012

Monopol pozwala udzielić zamówienia z wolnej ręki

Wyrokiem z dnia z 18 stycznia 2012 r. (sygn. akt KIO 70/12) Krajowa Izba Odwoławcza w poszerzonym składzie - ze względu na wagę problematyki - orzekła, że zamawiający (w tym wypadku Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Gdańsku) miał prawo udzielić wykonawcy (Poczta Polska) zamówienie z wolnej ręki na doręczanie przekazów pocztowych ze świadczeniami społecznymi, rodzinnymi czy też alimentacyjnymi, gdyż Poczta Polska jest jedyną firmą uprawnioną do świadczenia przekazów pocztowych. 

Zgodnie z treścią art. 67 ust.1 u.p.z.p. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej reki, jeżeli m.in. dostawy, usługi lub roboty budowlane mogą być świadczone tylko przez jednego wykonawce: 
- z przyczyn technicznych o obiektywnym charakterze,  
- z przyczyn związanych z ochrona praw wyłącznych, wynikających z odrębnych przepisów,  
- w przypadku udzielania zamówienia w zakresie działalności twórczej lub artystycznej.

Poczta Polska, jako monopolista na rynku przekazów pocztowych, zdaniem KIO była więc podmiotem, który jako jedyny był wstanie świadczyć tego typu usługi na rynku. 

Na jedną aukcję średnio przypada ponad 200 tys. zł oszczędności

Z elektronicznej formy postępowań o zamówienia skorzystano w 2011 roku mniej niż 1000 razy. Pomimo niewielkiego wykorzystania tego instrumentu przez zamawiających, w sumie korzystający z platformy Urzędu Zamówień Publicznych uzyskali 138 mln zł oszczędności - czytamy w Rzeczpospolitej.

Dzięki aukcjom zamawiający uzyskali oferty w sumie o ponad 121 mln zł tańsze od ofert pisemnych składanych w postępowaniach. Na jedną aukcję średnio przypadało ponad 200 tys. zł oszczędności. Z kolei w licytacjach elektronicznych, które prowadzi się dla zamówień poniżej progów unijnych, oszczędności sięgały średnio 20 proc. w stosunku do ustalonej przez zamawiających ceny wywoławczej. Oszczędności z tego tytułu przyniosły 17 mln zł.

źródło: 
  1. Rzeczpospolita, Opłacalne dogrywki w Internecie
  2. UZP
 

niedziela, 29 stycznia 2012

Rosja: przestępstwa w systemie zamówień publicznych kosztowały państwo 219 mln dolarów

Jak donosi The Public Tendering Portal, przestępstwa w systemie zamówień publicznych kosztowały rosyjskie państwo 219 mln dolarów w 2011 r. W zeszłym roku prokuratorzy rozpoczęli 461 postępowań dotyczących przestępstw w zamówieniach publicznych. Skierowali również w tych sprawach ponad 200 aktów oskarżenia. Najwięcej przestępstw popelniono w przetargach na sprzęt medyczny.  






czwartek, 26 stycznia 2012

PPP w statystyce - podział ryzyk i raportowanie zobowiązań

Europejskie Centrum Wiedzy PPP (European PPP Expertise Centre — EPEC) opublikowało bardzo ciekawy przewodnik na temat partnerstwa publiczno - prywatnego (PPP w statystyce - podział ryzyk i raportowanie zobowiązań. Praktyczny przewodnik). EPEC to wspólna inicjatywa Europejskiego Banku Inwestycyjnego (EBI), Komisji Europejskiej, państw członkowskich Unii Europejskiej i krajów kandydujących oraz kilku innych państw. W publikacji wyjaśniono znaczenie i cele sposobów ujmowania PPP z punktu widzenia zasad rachunkowości i statystyki, a także przedstawiono zasady stosowane przez Eurostat przy określaniu wpływu PPP na dług i deficyt sektora instytucji rządowych i samorządowych.

Dokument składa się z dwóch części, tj.:
  • krótkiego opisu podstaw prawnych; 
  • listy sprawdzającej służącej do określania sposobu ujmowania zobowiązań projektu z punktu widzenia statystyki.
źródło: www.eib.org



środa, 25 stycznia 2012

Dworzec w Sopocie w PPP

Projekt polegający na przebudowie dworca w Sopocie i terenów wokół niego zostanie zrealizowany, wspólnie z Polskimi Kolejami Państwowymi S.A. oraz partnerem prywatnym - Bałtycką Grupą Inwestycyjną, w formule PPP.

Przeprowadzone negocjacje zakończyły się sukcesem. Prezydent Sopotu Jacek Karnowski oraz Marcin Kaniewski, prezes Bałtyckiej Grupy Inwestycyjnej, podpisali umowę o partnerstwie publiczno-prywatnym dla przedsięwzięcia polegającego na zagospodarowaniu terenów dworca PKP w Sopocie oraz sąsiadujących z nimi terenów. W wyniku realizacji tej inwestycji zmianie ulegnie również układ drogowy, tak by dostosować go do zmieniających się czasów i potrzeb mieszkańców oraz gości licznie odwiedzających kurort. Na pow. 17 tys. mkw. powstanie hotel i parking oraz dwupoziomowy plac miejski połączony z deptakiem, a także galeria handlowa. 

Szacunkowa wartość inwestycji to 100 mln złotych, z czego 20 proc. będzie pochodziło od inwestora, a pozostała suma z kredytów bankowych. Będzie to pierwsza w Polsce inwestycja realizowana zgodnie z ustawą o partnerstwie publiczno-prywatnym, w wyniku której powstanie min. nowoczesny, funkcjonalny, przyjazny dworzec PKP oraz zielona i elegancka przestrzeń publiczna.

źródło: sopot.pl

Dublowanie referencji

W dzisiejszej Rzeczpospolitej możemy przeczytać bardzo ciekawy artykuł "Jakie referencje ma prawo przedstawić firma startująca w przetargu?" na temat udzielania referencji w postępowaniu przetargowym oraz problemu tzw. dublowania referencji (inaczej multiplikacji doświadczenia).

Autor zwraca uwagę na możliwość jednoczesnego użyczenia doświadczenia innemu wykonawcy i samodzielnego startowania w przetargu. Wynika to z faktu, iż podmiot użyczający doświadczenia nie uzyskuje statusu wykonawcy w rozumieniu art. 2 pkt 11 ustawy. W takim wypadku nie dochodzi do naruszenia art. 82 ust. 1 pzp, który zakazuje złożenia przez wykonawcę więcej niż jednej oferty.

Ciekawa sytuacja odnośnie referencji może powstać także w ramach konsorcjum. Każdy z członków konsorcjum może wykazywać się doświadczeniem i referencjami uzyskanymi w związku z wykonaniem projektu w ramach konsorcjum. Nie ma przy tym znaczenia, jaką i którą część projektu wykonał. W praktyce jest to często wykorzystywany sposób na zdobycie doświadczenia przez podmioty, które go nie mają - czytamy w artykule. 

Może jednak dojść do sytuacji, w której wykonawca - w celu spełnienia warunku przedstawienia dwóch referencji - posłuży się referencjami, które otrzymał jako jeden członek konsorcjum, oraz referencjami innego uczestnika tego samego konsorcjum, które dodatkowo zostały uzyskane przy tym samym projekcie. O ile samo użyczenie referencji - co zostało wskazane powyżej - jest dopuszczalne, to jak twierdzi autor artykułu, w tym przypadku może dojść do naruszenia ustawy. 

Chociaż są to dwie referencje i każda została wystawiona dla innego podmiotu, to w rzeczywistości dotyczą one przecież jednego, tego samego projektu. Wykonawca Z, który przedstawia dwie referencje dotyczące dwóch różnych projektów, byłby traktowany tak samo jak wykonawca X. Nie ulega przy tym wątpliwości, że wykonawca X ma w takim układzie mniejsze doświadczenie niż wykonawca Z. Dlatego takie rozwiązanie wydaje się niedopuszczalne, także ze względu na zachowanie zasady uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców – art. 7 pzp. (sygn. akt: KIO/1448/10, KIO/1450/10, KIO/1451/10) - czytamy w artykule.

Możliwe jest jednak, aby członkowie konsorcjum wystawiali sobie wzajemnie referencje (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 9 września 2009 r., sygn. akt KIO/UZP 1101/09), gdyż zdaniem autora, fakt, że wystawca referencji i podmiot, któremu referencje wystawiono, biorą następnie wspólnie udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, nie może dyskwalifikować referencji tylko z tego powodu.


więcej na ten temat: Referencje to nie tajemnica
  
 

wtorek, 24 stycznia 2012

Sama umowa ubezpieczenia nie wystarczy

Składka polisy ubezpieczeniowej powinna być opłacona najpóźniej w dniu upływu terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu – wynika z orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej (sygn.akt: KIO 2531/11). 

KIO rozpatrywało sprawę, w której firma w dniu wyznaczonym na składanie wniosków o dopuszczenie do postępowania przedstawiła umowę ubezpieczenia, z której wynikał późniejszy termin zapłaty składki ubezpieczenia. Pomimo tego, że odwołując się, zwracał uwagę, że zgodnie umową ubezpieczyciel ponosił odpowiedzialność od chwili zawarcia umowy, zamawiający a później KIO uznały, że wykonawca nie spełnił obowiązku przedstawienia opłaconej polisy w dniu upływu terminu składania wniosków.

Źródło: Rzeczpospolita, Nie wystarczy umowa z ubezpieczycielem

 

niedziela, 22 stycznia 2012

„Biuletyn PPP” – premierowy numer już dostępny

Pierwsze z dwunastu wydań kwartalnika „Biuletyn PPP”, które ukazało się już w formie papierowej, od dziś dostępne jest dla Państwa również w formie elektronicznej. Tematem przewodnim jest projekt systemowy Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości „Partnerstwo publiczno-prywatne”. Wśród pozostałych materiałów, poza powyższym tematem głównym wydania, znajdą Państwo m.in.: wprowadzenie do zagadnienia partnerstwa publiczno-prywatnego, zakres stosowania ustawy o PPP oraz ustawy o koncesjach, mapę podmiotów zainteresowanych rozwojem PPP w Polsce, proces przygotowywania i wdrażania przedsięwzięć PPP i koncesyjnych na gruncie prawa polskiego, case study: analizę wpływu zobowiązań wynikających z PPP na zadłużenie sektora publicznego i dług jednostki samorządu terytorialnego na przykładzie budowy mieszkań komunalnych w Krakowie, najświeższe doniesienia z realizacji projektu.


Aby przeczytać pierwszy numer „Biuletynu PPP” prosimy kliknąć w poniższy link:

BIULETYN PPP – NUMER 1/12 (2011)

źródło: PARP

czwartek, 19 stycznia 2012

Przesłanki wyboru trybu negocjacji bez ogłoszenia - przykłady nieprawidłowości

Negocjacje bez ogłoszenia jest to tryb niekonkurencyjny, który nie bierze pod uwagę obowiązku publikacji ogłoszenia. Przesłanki pozwalające na zastosowanie tego trybu zawarte są w zamkniętym katalogu, jednakże zamawiający może wszcząć postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia także poza wymienionymi przypadkami. Taka możliwość istnieje w przypadku udzielania zamówień, których przedmiotem są usługi o charakterze niepriorytetowym a w szczególności, jeśli zastosowanie innego trybu mogłoby skutkować naruszeniem zasad celowego, oszczędnego i efektywnego dokonywania wydatków, z naruszeniem zasad dokonywania wydatków w wysokości i w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, poniesieniem straty w mieniu publicznym czy uniemożliwieniem terminowej realizacji zadań.
To na zamawiającym spoczywa obowiązek udowodnienia spełnienia przesłanek, które uprawniają do stosowania trybów innych niż podstawowe. Według orzecznictwa Europejskiego Trybunału Sprawiedliwości zastosowanie trybu negocjacji bez ogłoszenia, dopuszczalne jest tylko w wyjątkowych sytuacjach, które muszą być interpretowane w sposób ścisły.

Negocjacje bez ogłoszenia to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający negocjuje warunki umowy w sprawie zamówienia publicznego z wybranymi przez siebie wykonawcami. Następnie zaprasza ich do składania ofert. Zaproszenie przez zmawiającego jedynie wybranych przez siebie wykonawców determinuje ograniczający konkurencję charakter tego trybu w związku z brakiem ustawowego obowiązku publikacji ogłoszenia o zamówieniu.

Zamawiający może udzielić zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia, jeśli zachodzi co najmniej jedna z następujących okoliczności: w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego albo przetargu ograniczonego nie wpłynął żaden wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nie zostały złożone żadne oferty, lub wszystkie oferty zostały odrzucone ze względu na ich niezgodność z opisem przedmiotu zamówienia, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione; został przeprowadzony konkurs, w którym nagrodą było zaproszenie do negocjacji bez ogłoszenia co najmniej dwóch autorów wybranych prac konkursowych; przedmiotem zamówienia są rzeczy wytwarzane wyłącznie w celach badawczych, doświadczalnych lub rozwojowych, a nie w celu zapewnienia zysku lub pokrycia poniesionych kosztów badań lub rozwoju; ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.

Przykłady nieprawidłowości w toku kontroli przeprowadzanej przez Prezesa UZP:
  • Zamawiający przeprowadził postępowanie na wykonawstwo inwestycji w systemie „zaprojektuj i wybuduj” dla projektu pn.: „X” w trybie negocjacji bez ogłoszenia . Z analizy dokumentów zgromadzonych w toku kontroli wynika, iż w niniejszym postępowaniu na wykonawstwo inwestycji w systemie „zaprojektuj i wybuduj” dla projektu pn.: „X” nie zachodzi sytuacja, w której spełnione byłyby wszystkie przesłanki obligatoryjne. Powyższe stwierdzenie wynika z tego tego, iż w toku postępowania kontrolnego stwierdzono, iż w niniejszym postępowaniu w trybie negocjacji bez ogłoszenia warunki zamówienia zostały w istotny sposób zmienione w stosunku do warunków określonych w postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu ograniczonego. W postępowaniu prowadzonym w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamawiający: obniżył wielkość średniorocznego przychodu ze sprzedaży z 40.000.000 PLN do 15.000.000 PLN, obniżył minimalną wielkość posiadanych środków z 5.000.000 PLN do 1.000.000 PLN, całkowicie zrezygnował z żądania posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, obniżył konieczne doświadczenie dla kluczowych ekspertów tj. dla przedstawiciela wykonawcy i kierownika budowy z 10 lat do 3 lat, dla pozostałych kierowników robót z 5 lat do 3 lat z jednoczesnym zaniechaniem żądania 2 – letniego doświadczenia na stanowiskach kierowniczych w danych specjalnościach, obniżył konieczność legitymowania się 50 – osobowym personelem i 10 – osobowym kierownictwem, odpowiednio do 30 osób i 5 osób, a także obniżył wartość wcześniej zakończonego kontraktu potwierdzającego zdobyte doświadczenie z 7.000.000 PLN do 4.000.000 PLN i zrezygnował z katalogu obiektów, na których kontrakt mógł być realizowany.
  • Zamawiający przeprowadził postępowanie na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych ostatniego etapu realizacji budowy szpitala w M. w trybie negocjacji bez ogłoszenia. Kontrola następcza przedmiotowego postępowania wykazała, iż w niniejszej sprawie nie zachodzą łącznie przesłanki. Jak wynika z załączonych do specyfikacji istotnych warunków zamówienia koncepcji funkcjonalnych dla ostatniego etapu realizacji budowy szpitala w M., w porównaniu z pierwotnym postępowaniem prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego, istotnej zmianie uległy wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia i sposobu jego realizacji. W punkcie IV. „Opis rozwiązania nowego planu sytuacyjnego” Koncepcji funkcjonalnej przedmiotowego postępowania w trybie negocjacji bez ogłoszenia zawarto następujący zapis „Główną zmianą istniejącego układu budynków będzie wyburzenie 2 budynków w stanie surowym – nr 2 i 4. W miejscu budynku nr 2 proponuje się dobudowę 2- kondygnacyjnego budynku /oznaczonego literą N/, przyległego do budynku E, mieszczącego oddziały psychiatryczne. Teren po budynku nr 4 proponuje się przeznaczyć na teren rekreacyjny dla oddziałów psychiatrycznych”. W tym miejscu należy zwrócić uwagę, iż w pierwotnym postępowaniu prowadzonym w trybie przetargu nieograniczonego w powyższym punkcie zapisano „Nie przewiduje się nowych budynków /za wyjątkiem łączników L4 i Ł5/, a jedynie modernizację istniejących tak, więc nie ulega zmianie układ sieci zewnętrznych zarówno istniejących, jak i projektowanych (…)”.
  • W toku kontroli stwierdzono, że postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na „rozbudowę Drogowego Przejścia Granicznego w T.” w trybie negocjacji bez ogłoszenia zostało przez zamawiającego wszczęte z naruszeniem przepisów tej ustawy. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, iż w przedmiotowej sprawie nie zachodzi okoliczność, której obiektywnie wcześniej nie można było przewidzieć, tzn. sytuacja, której wystąpienie w normalnym stanie rzeczy byłoby bardzo mało prawdopodobne. Do takich okoliczności zalicza się przykładowo: zdarzenia losowe, awarie, katastrofy naturalne. Z przekazanej przez zamawiającego dokumentacji postępowania nie wynika także, iż w przedmiotowej sprawie występuje pilna potrzeba udzielenia zamówienia. Jako okoliczności, które wpłynęły na opóźnienie realizacji projektu, zamawiający podaje m.in.: konieczność zmiany karty projektu, uzgodnienia ze Strażą Graniczną i Izbą Celną, uzyskanie stosownych pozwoleń na budowę oraz opóźnienie w realizacji pierwszego etapu realizacji projektu. Zatwierdzenie zmiany karty projektu przez odpowiedni organ, dokonanie uzgodnień z instytucjami użytkującymi przejście graniczne oraz uzyskanie pozwolenia na budowę jest znaną, powszechną i obowiązkową procedurą. Wiadomo też, iż uzyskanie koniecznych akceptacji i decyzji wymaga czasu. Także opóźnienia w udzieleniu oraz wykonaniu zamówienia nie są niczym wyjątkowym. Również fakt, że umowa z wykonawcą mającym realizować przedmiotowe zamówienie musi być zawarta do końca roku 2006, był zamawiającemu znany wiele miesięcy przed upływem tego terminu. Ponadto należy podkreślić, iż to sam zamawiający ustalił sposób realizacji projektu decydując się na podział zadania na etapy oraz występując o kolejne zmiany karty projektu. Poza tym w systemie finansów publicznych nie ma obowiązku wydatkowania środków, nie może być zatem mowy o konieczności wydatkowania środków w danym roku budżetowym czy w innym terminie, a tym samym o pilnej potrzebie udzielenia przedmiotowego zamówienia. Tym samym zamawiający nie udowodnił, że wystąpiła pilna potrzeba udzielenia zamówienia, która jest konsekwencją zaistnienia okoliczności, których wcześniej nie dało się obiektywnie przewidzieć.

    Źródło:
    Informator Zamówień Publicznych
    Autor: Marta Kube