sobota, 25 sierpnia 2012

O zebraniu wykonawców

Niedawno na Janosikowym forum gyl marudził, że nikt nie pisze o zebraniach wykonawców (nikt, z wyjątkiem nieocenionego Piotra przed laty). A że zebranie to sprawa przydatna, może warto kilka słów na ten temat napisać. W ustawie Pzp zebraniu poświęcony jest jeden skromny ustępik w art. 38. Stanowi głównie o tym, do czego w przypadku zebrania zamawiający jest zobowiązany: z jednej strony – do odpowiedniego poinformowania o zebraniu, z drugiej strony – do odpowiedniego jego udokumentowania i udostępnienia tej dokumentacji wykonawcom.

Niewiele natomiast mówi (zresztą, nie taka jest rola przepisu, więc nie ma co się dziwić), na co zebranie może przydać się zamawiającemu i wykonawcom. Owszem, jest mowa o celu zebrania – chodzi o „wyjaśnienie wątpliwości dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia”. Wyjaśniać można jednak na różne sposoby i zwykle zamawiający decydują się odpowiadać na pytania wykonawców w sposób opisanych w innych ustępach art. 38 Pzp. Po zebranie wykonawców sięga się stosunkowo rzadko – i słusznie, bo zwykle taki sposób porozumiewania się może nie mieć wielkiego sensu. Wydaje się jednak, że w przypadku skomplikowanych zamówień być może warto sięgać po tego typu rozwiązania nieco częściej.

Kiedy zebranie wykonawców ma zatem sens? Przede wszystkim w trybach, w których zamawiający nie prowadzi negocjacji czy dialogu z wykonawcą, a wokół przedmiotu zamówienia czy siwz narasta sporo wątpliwości. Tradycyjna droga udzielania wyjaśnień jest mocno bezosobowa. Wykonawcy, świadomi swojej roli „petenta” często starają się uzasadnić pytania przesyłane zamawiającym. Zamawiający jednak zwykle odpowiadają na takie pytania krótko, nie wskazując powodów swojego stanowiska. Taki tryb porozumiewania niekiedy prowadzi do usztywnienia stanowisk stron, niezrozumienia własnych intencji itd. Zamawiający czasami nie rozumie uzasadnienia wskazanego przez wykonawcę, wykonawca często nie rozumie przesłanek, jakimi kieruje się zamawiający. Spotkanie twarzą w twarz pozwala na wyjaśnienie sobie tych kwestii i być może nawet na poszukanie jakiegoś wyjścia alternatywnego, które obie strony zadowoli. Rozmowa „na żywo” w tego typu sytuacjach bywa bardziej efektywna od wymiany pism.

Aby jednak osiągnąć taki cel trzeba spełnić kilka warunków. Podstawowym jest gotowość zamawiającego do dialogu. Zebranie wykonawców zorganizowane z nastawieniem nieodpowiadania na pytania wykonawców ustnie, a tylko ich zebrania i odpowiedzi pisemnej powoduje, że zebranie nie daje specjalnych korzyści. Owszem, zamawiający może się dopytać o intencje proponowanych zmian czy rozwiązań, ale jeśli jedna strona nie jest otwarta, również i druga się zamyka w sobie. Drugim istotnym elementem warunkującym skuteczność zebrania są kwestie, które można nazwać technicznymi – warunki, w których się odbywa, sposób prowadzenia itp. Z jednej strony chaos na pewno nie pomoże, z drugiej nadmierne sformalizowanie spowoduje, że bardziej będziemy mieć do czynienia z debatą na wzór sejmowej, z której niewiele wyniknie :)

Warto zatem czasem po zebranie sięgnąć, ale trzeba się do niego dobrze przygotować. Inaczej będzie to czas niezbyt efektownie spędzony. Bywa, że zamawiacze sięgają także po formułę zebrania wykonawców w innych celach. Na przykład, by przeprowadzić wizję lokalną miejsca realizacji zamówienia (pisałem tu już o wizjach? chyba nie? to trzeba napisać). Ciekawie wówczas wygląda informacja z zebrania – wszak nikt nie zobaczy tego, co uczestnicy wizji widzieli. Może zatem film? A może zatem wizja nawet w takiej formule to kiepski pomysł? Oglądana przeze mnie jakiś czas temu informacja z takiego właśnie zebrania zawierała – o ile dobrze pamiętam – dwa zdania. Że zamawiający oprowadził uczestników po terenie planowanej inwestycji od miejsca A do miejsca B i z powrotem. I że zamawiający prosił o zadawanie pytań wyłącznie na piśmie, zgodnie z art. 38 ust. 1 Pzp.

Film zresztą byłby chyba niezłym sposobem dokumentowania zebrania wykonawców, ale wszak postępowanie prowadzi się w formie pisemnej. Stenografowanie to nadmierna gorliwość, ale zebranie pytań i odpowiedzi w formie pisemnej na pewno wszystkim stronom pomaga. Zamawiający w tej informacji może także swoje odpowiedzi uzupełnić – tam, gdzie nie potrafił na nie odpowiedzieć podczas zebrania. Jedno mnie tylko intryguje – dlaczego w informacji z zebrania zamawiacz ma nie podawać źródeł zapytań – wszak uczestnicy zebrania widzą, kto pytanie zadaje. Dlaczego zatem ci z wykonawców, którzy z takich czy innych powodów nie brali w nim udziału mają być ubożsi o tę wiedzę? Czyżby nierówne traktowanie wykonawców? Skoro już na zebraniu wykonawca publicznie się z pytaniem ujawnia, dlaczego potem zamawiacz ma przed innymi taką informację chronić? Nic to takiemu wykonawcy nie da – jeśli będzie chciał zadać pytanie, ale w taki sposób, by nikt inny nie dowiedział się, że pochodzi od niego, i tak na zebraniu wykonawców nigdy tego nie uczyni, a wyłącznie w tradycyjny, pisemny sposób…

* * *
Autor: Grzegorz Bednarczyk
Tekst pierwotnie opublikowano na stronie autora: "W szponach zamówień".

Brak komentarzy:

Publikowanie komentarza