Aukcja elektroniczna jako dogrywka umożliwiająca obniżenie zaoferowanej ceny

Mechanizm aukcji elektronicznej jest uregulowany w art. 91a–91c ustawy Prawo zamówień publicznych (dalej „ustawa PZP"). Przepisy nie zawierają definicji pojęcia „aukcja elektroniczna". Jeżeli postępowanie jest prowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem, zamawiający po dokonaniu oceny ofert w celu wyboru najkorzystniejszej oferty przeprowadza aukcję elektroniczną, jeżeli przewidział to w ogłoszeniu o zamówieniu oraz złożono co najmniej 3 oferty niepodlegające odrzuceniu. Kryteriami oceny ofert w toku aukcji elektronicznej są wyłącznie kryteria określone wcześniej w specyfikacji istotnych warunków zamówienia umożliwiające automatyczną ocenę oferty bez ingerencji zamawiającego. Aukcja elektroniczna jest jednoetapowa.

 

Aukcję elektroniczną najprościej opisać  jako opcjonalny etap postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzonego w trybach opisanych wcześniej, umożliwiający wykonawcom poprawienie warunków swoich ofert w zakresie kryteriów wybranych przez zamawiającego. W toku aukcji elektronicznej wykonawcom na bieżąco są przekazywane informacje o punktacji i pozycji ich ofert, dzięki czemu mogą natychmiast „reagować” na działania konkurentów. Takie częściowe ograniczenie zasady tajności ofert przed terminem ich otwarcia prowadzi w tym przypadku do zwiększenia konkurencyjności postępowania i pozwala zamawiającym na uzyskanie znacznie bardziej korzystnych ofert. Jednocześnie, zastosowanie elektronicznych środków komunikacji ułatwia dostęp do informacji o prowadzonych postępowaniach, co zapewnia pełną realizację zasady jawności i przejrzystości postępowania. Aukcja elektroniczna musi być przewidziana w ogłoszeniu o zamówieniu. W przypadku, gdy zostanie już przewidziana, zamawiający nie może odstąpić od jej przeprowadzenia, za wyjątkiem sytuacji, w której w postępowaniu zostały złożone mniej niż 3 oferty niepodlegające odrzuceniu. Istnieją jeszcze okoliczności przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu - obiektywne okoliczności (a także w przypadku, gdy w postępowaniu „pisemnym” nie zostaną złożone co najmniej trzy oferty niepodlegające odrzuceniu), aukcja elektroniczna nie zostanie przeprowadzona, a oferta najkorzystniejsza zostanie wybrana spośród pisemnych ofert – tak, jakby aukcja elektroniczna w ogóle nie została w ogłoszeniu przewidziana. W takim przypadku zamawiający musi uzasadnić odstąpienie od przeprowadzenia aukcji, wskazując powody niezastosowania aukcji elektronicznej wpisując je w protokół postępowania przetargowego.

Poprawianie ofert oznacza możliwość składania przez wykonawców kolejnych, korzystniejszych postąpień. Ustawa nie określa jednoznacznie, co oznacza korzystniejsze postąpienie, ale wprowadza pojęcie minimalnego postąpienia – jako minimalnej wartości, a jaką musi wykonawca poprawić swoją ofertę. Zmiana oferty w zakresie poszczególnych kryteriów jest dopuszczalna, o ile w stosunku do każdego z tych kryteriów spełniony będzie wymóg minimalnego postąpienia, ponieważ Zamawiający musi określić minimalne postąpienie w stosunku do wszystkich kryteriów zawartych w specyfikacji.

Główne etapy przeprowadzenia aukcji elektronicznej:

1. Punktem wyjścia musi być umieszczenie zapowiedzi jej przeprowadzenia w samym ogłoszeniu o zamówieniu. Zamawiający powinien wskazać, że przewiduje przeprowadzenie aukcji elektronicznej, a także określić (np. w SIWZ), które kryterium będzie przedmiotem aukcji. Musi też wskazać na możliwość odstąpienia od aukcji elektronicznej, jeśli zaistnieje okoliczność określona przez zamawiającego i będzie ona opisana precyzyjnie. Jeśli takie okoliczności będą miały miejsce skutkiem będzie wybranie oferty najkorzystniejszej spośród niepodlegających odrzuceniu ofert złożonych w postępowaniu.

2. Przy następnym etapie  zamawiający musi dokonać standardowej czynności, a więc oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz oceny, czy złożone oferty są zgodne z SIWZ.

3. Zamawiający powinien wyznaczyć termin aukcji tak, aby umożliwić wykonawcom złożenie odwołań dotyczących zaproszenia bądź niezaproszenia do aukcji. W przeciwnym razie rozstrzygnięcie sporu przez Krajową Izbę Odwoławczą może doprowadzić do konieczności powtórzenia aukcji, a w skrajnych przypadkach do unieważnienia postępowania.

4. Zaproszenie do aukcji  powinno zawierać wszelkie elementy wymienione w art. 91b ust. 2 ustawy PZP, a więc co najmniej wskazanie pozycji złożonej przez wykonawcę oferty i przyznaną punktację (według wymienionych w SIWZ kryteriów), minimalną wartość postąpień, termin otwarcia, a także termin i warunki zamknięcia aukcji oraz sposób oceny ofert w toku aukcji elektronicznej (np. przeliczanie postąpień na punkty za pomocą określonego wzoru matematycznego, z uwzględnieniem wcześniej otrzymanej punktacji). Kryteriami oceny ofert w toku aukcji mogą być wyłącznie kryteria opisane w SIWZ, z zastrzeżeniem, że muszą to być kryteria umożliwiające automatyczną ocenę. Kolejne postąpienia są prowadzone za pomocą formularza na stronie internetowej. Zamawiający powinien więc zapewnić wykonawcom dostęp do platformy aukcyjnej.

4. Po zakończeniu aukcji zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą i przesyła wszystkim wykonawcom, którzy złożyli oferty w postępowaniu (także tym, których nie zaproszono do udziału w aukcji, oraz tym, którzy do aukcji nie przystąpili), informację o ww. wyborze, a także o ofertach odrzuconych i wykonawcach wykluczonych z postępowania, wraz ze wskazaniem podstaw faktycznych i prawnych takiego odrzucenia/wykluczenia.

Ciekawostka: W praktyce zamawiający aż dwukrotnie bada cenę zaoferowaną przez wykonawcę pod kątem przesłanek zaoferowania rażąco niskiej ceny. Po raz pierwszy na etapie oceny ofert, weryfikując, czy wskazane ceny nie powinny być uznane za rażąco niskie z uwagi na swoją nierealność, a ponownie już po przeprowadzonej aukcji

Aukcja elektroniczna odbywa się na stronie internetowej, przy czym nie musi to być strona internetowa zamawiającego. Zamawiający musi dysponować jednak infrastrukturą informatyczną umożliwiającą automatyczną klasyfikację kolejnych postąpień wykonawców, natomiast wykonawcy muszą dysponować urządzeniami informatycznymi o parametrach umożliwiających rejestrację i identyfikację wykonawcy podczas aukcji, czyli wymaga to od zamawiającego użycia sprzętu i odpowiedniego oprogramowania. Podejmowane są jednak kroki mające na celu ułatwienie korzystania z aukcji. Na stronach Urzędu Zamówień Publicznych można skorzystać z bezpłatnego oprogramowania dla zamawiających – platformy aukcji elektronicznych. Dostępne są też platformy komercyjne.

Dzięki stosowaniu aukcji elektronicznej zamawiający zazwyczaj uzyskują ofertę korzystniejszą cenowo i jakościowo, a wykonawcy mają możliwość poprawienia swojej pozycji w rankingu ofert i uzyskania zamówienia przegranego na podstawie pierwotnej oferty.

Znaczna część zamawiających rezygnuje jednak z przyznanej im ustawowej możliwości uzyskania lepszej (korzystniejszej) oferty. Przyczyn tak małej popularności zapewne jest wiele. Jako najważniejsze należy wymienić obawy związane z wciąż mało popularną procedurą aukcyjną. Drugim ważnym powodem jest to, że do przeprowadzenia aukcji elektronicznej niezbędne jest specjalistyczne oprogramowanie, które z jednej strony umożliwia wykonawcom składanie kolejnych, korzystniejszych postąpień, a z drugiej strony, dokonuje automatycznego obliczenia punktacji i klasyfikuje oferty wykonawców. Dodatkowym problemem jest brak spójności przepisów samej PZP która nie ułatwia zamawiającym działania.
Na podstawie danych Grupa Biznes Polska w miesiącu marcu 2015r. ogłoszono 6950 przetargów gdzie formą był przetarg nieograniczony, ograniczony bądź negocjacje z ogłoszeniem. Jednak niespełna 76 zamawiających przewidziało wybór najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej. Czy stosowanie aukcji elektronicznej stanie się bardziej popularne?. Jaki jest powód tak małej ilości zamówień z możliwością dogrywki  w postaci aukcji elektronicznej która daje zamawiającym możliwość dodatkowego obniżenia kosztów uzyskania zamówienia lub odpowiednio uzyskania produktu o lepszej jakości?. 

Czekamy na opinie czytelników

 

źródła:
Opracowanie przygotowanym przez UZP pt. „Aukcja elektroniczna. Praktyczny poradnik dla użytkowników Platformy Aukcji Elektronicznej UZP",
Publikacja powstała w oparciu o materiały Urzędu Zamówień Publicznych

Autor: Grupa Biznes Polska