Opis przedmiotu zamówienia w zakresie promocji i reklamy

Zgodnie z art. 29 Pzp przedmiot zamówienia opisuje się w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przy udzielaniu zamówień publicznych w zakresie promocji i reklamy należy szczegółowo opisać czego oczekuje zamawiający, jak zamówienie winno zostać zrealizowane, a także w szczególności określić jakie efekty winno przynieść zrealizowanie umowy.

Jak pisze jedna z autorek komentarza cyt. ,,Podstawowym zadaniem zamawiającego jest takie opisanie przedmiotu zamówienia, aby sam sobie umiał wyczerpująco odpowiedzieć na pytanie, co zamawia i za co jest gotów zapłacić¹”. 

Tutaj właśnie występują najczęstsze problemy z zamówieniami w zakresie promocji i reklamy. Realizując zamówienie na druk ulotek i folderów wystarczy załączyć do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia projekt oczekiwanego druku, określić parametry techniczne, nakład itd. W przypadku realizacji kampanii promocyjnej lub wdrażania strategii promocji marki gminy jest to o wiele trudniejsze. Zamawiający w takim przypadku winien przede wszystkim wskazać jakie efekty ma przynieść realizacja zamówienia. Wykonawca kalkulując cenę oferty potrzebuje informacji dotyczących sposobu realizacji umowy, jak również jakie efekty winna przynieść np. dla mieszkańców lub innych grup docelowych wdrażana strategia.

Często zdarza się, że wszczynając postępowanie zamawiający uważa, iż OPZ został przygotowany bardzo fachowo, a po publikacji SIWZ na stronie internetowej zostaje zasypany pytaniami do tego dokumentu. Stanowi to swoistą recenzję przygotowanego postępowania. Przynosić to może pozytywne efekty dla realizacji umowy, gdyż zadane pytania pomogą doprecyzować przedmiot zamówienia.

Czasem lepiej przedłużyć termin składania ofert niż narazić się na unieważnienie postępowania z winy Zamawiającego bądź problemy z realizacją umowy.

Zamawiający nie może poprzez zapisy OPZ uniemożliwić udziału w postępowaniu wykonawcom zdolnym do wykonania zadania w sposób spełniający oczekiwania. Krąg wykonawców winien być zawsze w miarę możliwości szeroki, aby zachować zasady uczciwej konkurencji i wybrać wykonawcę spośród konkurencyjnych ofert.² 

W szczególnych przypadkach zamawiający, który ma problemy z prawidłowym opisaniem przedmiotu zamówienia może skorzystać z określonych trybów zamówienia publicznego, umożliwiającymi wykonanie tej czynności np. dialog konkurencyjny. Na zamawiającym ciąży odpowiedzialność za wykorzystanie takiego sposobu przygotowania OPZ aby nie narazić się na zarzut naruszenia zasad uczciwej konkurencji. Przeprowadzone rozeznanie wśród potencjalnych wykonawców pomaga np. stwierdzić, iż barierą uniemożliwiającą złożenie ofert był nieprawidłowy opis przedmiotu zamówienia. Podstawowym zadaniem podmiotów realizujących zadania publiczne jest wydatkowanie środków w sposób celowy i oszczędny, przynoszący najlepsze efekty z poniesionych kosztów. Nie można prowadzić procedury dla niej samej, a dla realizacji zamówienia i zawarcia ważnej umowy. Zamawiający przygotowując postępowanie winien odpowiedzieć sobie na pytanie co chce osiągnąć realizując przedmiot zamówienia, jakie efekty ma przynieść realizacja umowy. Rynek zamówień publicznych jest dość szeroki, przy dobrze opisanym przedmiocie zamówienia zwykle można się spodziewać wielu ofert, a przecież właśnie o to chodzi, cyt. ,,Opisanie przedmiotu zamówienia w sposób uwzględniający wszystkie wymagania (…) leży zarówno w interesie zamawiającego (stwarza mu szansę otrzymania porównywalnych ofert), jak też wykonawców (pozwala im na zawarcie korzystnej umowy i jej wykonanie zgodnie z oczekiwaniem zamawiającego).³”

* * *

Autor: Roman Cieślak

1 Przewodnik po zamówieniach publicznych Halina Olszowska Presscom sp. z o.o. Wrocław 2011

2 Opis opisowi nierówny Monika Adamczak Przetargi Publiczne nr 5/2012

3 Prawo zamówień publicznych Komentarz pod redakcją Tomasz Czajkowskiego Wydanie Trzecie UZP 2007