O sposobie porozumiewania się i sposobie składania ofert

W ubiegłym tygodniu podpisana została umowa kończąca przetarg ograniczony, który trwał niemal dokładnie półtora roku. Jakiś rok temu odbyło się w tym postępowaniu zebranie wykonawców, podczas którego jeden z uczestników zapytał się, czy zamawiający nie mógłby publikować odpowiedzi na pytania na stronie internetowej. Jest to norma w przypadku przetargu nieograniczonego, natomiast w przetargu ograniczonym, gdy znani są wykonawcy zaproszeni do składania ofert, odpowiedzi na pytania przekazuje im się bezpośrednio. Sytuacja tutaj była dość prosta, wystarczyło po prostu poprosić o wskazanie dodatkowych adresów e-mail do wysyłania odpowiedzi, aby wykonawców zadowolić. Ze strony zamawiającego – nic bowiem nie stoi na przeszkodzie wysłać pod dziesięć adresów zamiast pięciu.

 

Bywa jednak, że zamawiający podchodzą do elektronicznego przekazywania informacji z wyjątkową niechęcią. W ostatnim Informatorze UZP znalazłem nieoczekiwanie informację o opublikowanym we wrześniu przez UZP projekcie planu informatyzacji zamówień publicznych (czysty zbieg okoliczności, temat akurat był zaplanowany, a ów plan znakomicie go uzupełnia). Znalazłem tam informację o wyniku badań prowadzonych przez UZP wraz z Uniwersytetem Łódzkim: 68% zamawiających dopuszcza elektroniczną formę komunikacji z wykonawcami. Tylko 68%. Dlaczego? Wszak to ogromne ułatwienie życia, nie tylko dla wykonawcy, ale i dla samego zamawiającego.

Zapewne błędem nie będzie stwierdzenie, że większość z tych pozostałych 32% nie stawia wyłącznie na drogę pisemną (cóż byłby to za horror), ale używa faksu. Gdy jednak zestawić faks z mailem… mail ma wszystkie zalety faksu, ten ostatni jednak ma więcej wad. Opisać ich tak pięknie jak Umberto Eco w którymś z tomów jego „Zapisek na pudełku od zapałek” nie potrafię, ale wystarczy, że zamawiający będzie musiał np. wysłać kopię kilkudziesięciostronicowego odwołania do pozostałych wykonawców i natychmiast swego wyboru pożałuje :) Albo siwz w trybie dwustopniowym… Co prawda da się faks wysłać elektronicznie, ale u odbiorcy i tak musi to wypluć drukarka, może się skończyć, papier, toner, cokolwiek…

 

Być może jest w tym jakaś irracjonalna wiara w większą wiarygodność faksu – wszak jest na nim „podpis”, podczas w mailu być go nie musi. Ale czy faktycznie ów „podpis” na faksie ma większą wartość niż sygnaturka w mailu? Tak czy owak mamy do czynienia z kopią, a nie własnoręcznym podpisie, więc waloru większej wiarygodności faks formalnie mieć nie będzie. Nie ma sensu zatem ze strony zamawiającego utrudniać życia i sobie i wykonawcom, i należy ów mail dopuścić do korespondencji i używać tej drogi, upraszcza życie zdecydowanie, szczególnie w dzisiejszych czasach.

 

Ba, właściwie dlaczego już teraz, przynajmniej w pewnym zakresie, nie nakazać ustawowo konieczności dopuszczenia elektronicznej formy komunikacji? Jest ona wszak w dzisiejszym społeczeństwie codziennością, w obrocie gospodarczym wręcz normą. Trudno znaleźć zamawiającego lub wykonawcę, który nie dysponowałby pocztą, a jeśli nawet ktoś taki się trafi, cóż to za problem zmienić ten stan rzeczy? Założenie konta pocztowego to kwestia dwóch minut, dostęp do sieci zaś możliwy jest na rozliczne sposoby.

 

Zresztą, czy to tylko poczta? Ustawa mówi w art. 27 o „drodze elektronicznej”. Gdy zamawiający ma dokument o dużych rozmiarach i obawia się, czy poczta tu podoła (ostatnimi czasy w moim wypadku – SIWZ o wadze kilkuset MB), może wystarczy umieścić to na serwerze FTP i przesłać wykonawcom mailem tylko adres, skąd ów dokument można pobrać? Z prośbą o potwierdzenie, rzecz jasna, nie tylko otrzymania wiadomości, ale i pobrania… To też przecież droga elektroniczna, chociaż być może faktycznie trudno mówić tu o „przekazaniu” tego dokumentu, skoro zamawiający prosi, by go od niego odebrać :)

 

I gdy tak sobie myślałem o takich prozaicznych problemach miałem wizję świetlanej, odległej przyszłości, gdy składane elektronicznie oferty będą elektronicznie otwierane i elektronicznie dostępne – zamawiający nie będzie musiał męczyć się ze skanowaniem, wykonawcy z dowożeniem, wnioskami o wgląd, fotografiami… Ustawa co prawda już teraz dopuszcza złożenie oferty w formie elektronicznej, ale mało który zamawiający to dopuszcza (zwykle z braku obeznania z techniką, a niekiedy z obawy przed możliwością przedwczesnego zapoznania się z ofertą), a nawet jeśli – złożenie oferty pisemnej też jest zawsze możliwe. Tymczasem dobrze zrobiony system w połączeniu z obowiązkiem składania oferty za jego pośrednictwem pozwalałby na elektroniczne złożenie oferty (bez jej fizycznego dowożenia/przesyłania), automatyczne otwarcie ofert w określonym momencie i rozesłanie informacji o tym do wszystkich wykonawców (nie robiłby tego zatem zamawiający), ba, nawet na sieciowy podgląd oferty konkurencji. Nie dość, że łatwiejszy dostęp do zamówień, to o ileż zwiększa się przejrzystość postępowania, eliminuje możliwość przekrętów rozmaitych… A na dodatek obie strony oszczędzają czas i pieniądze.

 

I ów wspomniany na wstępie projekt planu informatyzacji zamówień publicznych wybiegł znienacka na przeciw tym oczekiwaniom. Co prawda mówimy tu o „projekcie planu”, wszelkie daty w nim zakładane mogą się zmienić ( zapewne się zmienią) jeszcze kilkukrotnie, ale fajnie, że UZP też dostrzega potrzebę takiego rozwiązania i niezaprzeczalne korzyści z niego płynące. Oczywiście, można dyskutować o szczegółach – mi nie śniło się rozwiązanie polegające na automatycznym pobieraniu np. informacji z US, ZUS czy KRK (aczkolwiek prościej to chyba połączyć z jakimś odpowiednikiem białej listy wykonawców, z powodzeniem funkcjonującej w co najmniej kilku innych krajach UE). Z kolei nie wiem dlaczego UZP przewiduje otwarcie ofert nie automatyczne, a inicjowane przez zamawiającego albo dlaczego nie myśli o automatycznym dostępie do ofert dla konkurencji – skoro już i tak są w postaci elektronicznej w systemie. Ale to są szczegóły.

 

Co prawda, diabeł tkwi w szczegółach i niejeden system opracowywany przez administrację publiczną bywa przeklinany przez użytkowników po obu stronach. Wszak pochodzą z przetargów ;) Ale mimo wszystko tutaj każdy krok będzie krokiem w dobrym kierunku :)

A co zamawiający może zrobić już teraz, w ramach obowiązujących przepisów? Dopuścić elektroniczną formę porozumiewania się. Korzystać z niej. I może jeszcze, niejako przy okazji, jeśli wymagał odpisu z KRS w postępowaniach poniżej progów unijnych tylko po to, by sprawdzić, czy oferta jest dobrze podpisana, odpuścić to sobie. Wszak KRS jest już dostępny online :)

 

* * *
Autor: Grzegorz Bednarczyk
Tekst pierwotnie opublikowano na stronie autora: "W szponach zamówień