 |
| www.pixmac.pl |
Zdarza się tak, że zamawiający pragnie nabyć produkty, które
oferowane są jedynie przez zagranicznych wykonawców, jak np. specyficzny
rodzaj uzbrojenia. Z uwagi na specyfikę danego rynku, często zdarza
się, że żaden z nich nie jest obecny w Polsce poprzez istniejącą spółkę
zależną, oddział, czy przedstawicielstwo. Zamawiający zastanawiają się
jak w takiej sytuacji przeprowadzić postępowanie, aby zapewnić
otrzymanie ważnych i porównywalnych ofert, które zapewnią należytą
konkurencję cenową i jakościową. Realną obawą każdego zamawiającego jest
zawsze otrzymanie tylko jednej ważnej oferty lub tylko jednego
prawidłowego wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Grozi to
nie tylko brakiem realnej konkurencji, ale także niekorzystną ceną i
jakością otrzymanej oferty. Dlatego warto przyjrzeć się sprawdzonym już w
praktyce rozwiązaniom.
Tryb postępowania
W sytuacji, w której do postępowania będą przystępować wyłącznie wykonawcy zagraniczni – a tego możemy się dowiedzieć np. poprzez badanie rynku – dobrą praktyką jest stosowanie postępowań dwu etapowych - przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.
Ten tryb pozwala bowiem wykonawcom zagranicznym na skoncentrowanie się w pierwszym etapie postępowania na formalnych wymaganiach związanych z kwalifikacją, a dopiero na drugim etapie na wycenie przedmiotu zamówienia. Co za tym idzie, mają oni więcej czasu na zapoznanie się z przepisami ustawy Pzp i dostosowanie się do procedury. Co istotne, negocjacje z ogłoszeniem mogą być stosowane bez względu na okoliczności przez zamawiających sektorowych, a także w razie zamówień z dziedziny obronności i bezpieczeństwa.
Język postępowania
Chociaż zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy Pzp postępowanie prowadzi się w języku polskim, wielu zamawiających nie zdaje sobie sprawy z tego, że przepisy nie zakazują opublikowania na ich stronie internetowej ogłoszenia i innych dokumentów postępowania przetłumaczonych na inny język, np. angielski. Doskonałym przykładem takiego przetargu są przeprowadzone przez PGE EJ1 negocjacje z ogłoszeniem na wybór „Doradcy Technicznego”. Wśród dokumentów można znaleźć np. informację o głównych etapach postępowania, która jest bardzo pomocna dla zagranicznych wykonawców, nieprzywykłych do procedur stosowanych w ramach ustawy Pzp.
Warto także dodać, że zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy Pzp zamawiający jest uprawniony w szczególnych przypadkach – a sytuacja, w której o zamówienie ubiegać się będą jedynie zagraniczni wykonawcy jest taką – wyrazić zgodę na złożenie w języku powszechnie stosowanym w handlu międzynarodowym np. angielskim:
Jeżeli dodatkowo przedmiotem zamówienia jest zaawansowany technicznie sprzęt o charakterze tajnym – np. uzbrojenie – złożenie wraz z ofertą specyfikacji technicznych o charakterze poufnym wraz z tłumaczeniem na język polskim może stanowić poważny problem dla zagranicznego wykonawcy.
Wzory dokumentów
Przepisy ustawy Pzp nie przewidują, aby zamawiający udostępniał wykonawcom wzory dokumentów w postaci oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz innych oświadczeń wymaganych przepisami ustawy Pzp np. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o niepodleganiu wykluczeniu, wykaz dostaw, wykaz podwykonawców, wykaz osób. Tym niemniej, ich przygotowanie stało się w chwili obecnej standardem w praktyce zamówień publicznych – i dobrze!
Przygotowanie takich wzorów – w przypadku, gdy o zamówienie będą ubiegać się tylko wykonawcy z zagranicy – jest wręcz niezbędne. Złożenie oferty, wniosku lub oświadczenia o określonej przez zamawiającego formie i treści, zmniejsza ryzyko odrzucenia oferty bądź wykluczenia wykonawcy z postępowania z powodu niewłaściwej treści dokumentów. Należy także pamiętać, że samodzielne sporządzanie takich dokumentów przez wykonawców zagranicznych wiąże się z mnóstwem pracy i analizy wykluczającej zidentyfikowane ryzyka – który to czas, wykonawca mógłby poświęcić na przygotowanie oferty. Przykładem dobrej praktyki w tej mierze może być postępowanie prowadzone przez Ambasadę Polską w Londynie dotyczące wykonania robót budowlanych związanych z przebudową Bravura House, w którym poza wzorami dokumentów w języku polskim i angielskim, zamawiający zdecydował się umieścić informację o dokumentach, jakie powinni złożyć zagraniczni wykonawcy.
Wyjaśnienie treści ogłoszenia?
Przepisy ustawy Pzp nie przewidują obowiązku zamawiającego wyjaśniania treści ogłoszenia. Czy oznacza to jednak, że nie ma on takiej możliwości? Wręcz przeciwnie - możliwość taka istnieje i jeżeli zamawiającemu zależy na uzyskaniu jak największej konkurencji (jak największej liczby ofert) oraz wielu poprawnych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, powinien wyjaśniać wszelkie wątpliwości wykonawców. Warto – nie jest to bowiem zakazane – umieścić w ogłoszeniu informację o tym, że wykonawcy mogą składać prośby o wyjaśnienie treści ogłoszenia – wielu z nich może po prostu o tym nie wiedzieć.
Forma składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
Jedną z możliwości, niestety dość rzadko spotykaną w praktyce, jest możliwość złożenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu poprzez przesłanie ich faksem lub mailem w terminie wyznaczonym przez zamawiającego w ogłoszeniu (art. 27 ust. 1 w zw. z ust. 4 ustawy Pzp). W przypadku wykonawców zagranicznych, którzy mają siedziby poza terytorium RP jest to znaczne ułatwienie dotrzymania wyznaczonego przez zamawiającego terminu składnia tych dokumentów.
Wyjście naprzeciw wykonawcom…
Praktyka pokazuje, że wyjście zamawiającego naprzeciw wykonawcom z zagranicy jest bardzo opłacalne, ponieważ ułatwia im zrozumienie całej procedury zamówieniowej, która w Polsce jest dość sformalizowana i złożona. Taka postawa stwarza od samego początku pozytywne relacje między zamawiającym a wykonawcami, które mają szanse przełożyć się na przyszłą współpracę podczas realizacji zamówienia.
W sytuacji, w której do postępowania będą przystępować wyłącznie wykonawcy zagraniczni – a tego możemy się dowiedzieć np. poprzez badanie rynku – dobrą praktyką jest stosowanie postępowań dwu etapowych - przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem.
Ten tryb pozwala bowiem wykonawcom zagranicznym na skoncentrowanie się w pierwszym etapie postępowania na formalnych wymaganiach związanych z kwalifikacją, a dopiero na drugim etapie na wycenie przedmiotu zamówienia. Co za tym idzie, mają oni więcej czasu na zapoznanie się z przepisami ustawy Pzp i dostosowanie się do procedury. Co istotne, negocjacje z ogłoszeniem mogą być stosowane bez względu na okoliczności przez zamawiających sektorowych, a także w razie zamówień z dziedziny obronności i bezpieczeństwa.
Język postępowania
Chociaż zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy Pzp postępowanie prowadzi się w języku polskim, wielu zamawiających nie zdaje sobie sprawy z tego, że przepisy nie zakazują opublikowania na ich stronie internetowej ogłoszenia i innych dokumentów postępowania przetłumaczonych na inny język, np. angielski. Doskonałym przykładem takiego przetargu są przeprowadzone przez PGE EJ1 negocjacje z ogłoszeniem na wybór „Doradcy Technicznego”. Wśród dokumentów można znaleźć np. informację o głównych etapach postępowania, która jest bardzo pomocna dla zagranicznych wykonawców, nieprzywykłych do procedur stosowanych w ramach ustawy Pzp.
Warto także dodać, że zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy Pzp zamawiający jest uprawniony w szczególnych przypadkach – a sytuacja, w której o zamówienie ubiegać się będą jedynie zagraniczni wykonawcy jest taką – wyrazić zgodę na złożenie w języku powszechnie stosowanym w handlu międzynarodowym np. angielskim:
- wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
- oświadczeń
- oferty
- innych dokumentów.
Jeżeli dodatkowo przedmiotem zamówienia jest zaawansowany technicznie sprzęt o charakterze tajnym – np. uzbrojenie – złożenie wraz z ofertą specyfikacji technicznych o charakterze poufnym wraz z tłumaczeniem na język polskim może stanowić poważny problem dla zagranicznego wykonawcy.
Wzory dokumentów
Przepisy ustawy Pzp nie przewidują, aby zamawiający udostępniał wykonawcom wzory dokumentów w postaci oferty, wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz innych oświadczeń wymaganych przepisami ustawy Pzp np. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz o niepodleganiu wykluczeniu, wykaz dostaw, wykaz podwykonawców, wykaz osób. Tym niemniej, ich przygotowanie stało się w chwili obecnej standardem w praktyce zamówień publicznych – i dobrze!
Przygotowanie takich wzorów – w przypadku, gdy o zamówienie będą ubiegać się tylko wykonawcy z zagranicy – jest wręcz niezbędne. Złożenie oferty, wniosku lub oświadczenia o określonej przez zamawiającego formie i treści, zmniejsza ryzyko odrzucenia oferty bądź wykluczenia wykonawcy z postępowania z powodu niewłaściwej treści dokumentów. Należy także pamiętać, że samodzielne sporządzanie takich dokumentów przez wykonawców zagranicznych wiąże się z mnóstwem pracy i analizy wykluczającej zidentyfikowane ryzyka – który to czas, wykonawca mógłby poświęcić na przygotowanie oferty. Przykładem dobrej praktyki w tej mierze może być postępowanie prowadzone przez Ambasadę Polską w Londynie dotyczące wykonania robót budowlanych związanych z przebudową Bravura House, w którym poza wzorami dokumentów w języku polskim i angielskim, zamawiający zdecydował się umieścić informację o dokumentach, jakie powinni złożyć zagraniczni wykonawcy.
Wyjaśnienie treści ogłoszenia?
Przepisy ustawy Pzp nie przewidują obowiązku zamawiającego wyjaśniania treści ogłoszenia. Czy oznacza to jednak, że nie ma on takiej możliwości? Wręcz przeciwnie - możliwość taka istnieje i jeżeli zamawiającemu zależy na uzyskaniu jak największej konkurencji (jak największej liczby ofert) oraz wielu poprawnych wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, powinien wyjaśniać wszelkie wątpliwości wykonawców. Warto – nie jest to bowiem zakazane – umieścić w ogłoszeniu informację o tym, że wykonawcy mogą składać prośby o wyjaśnienie treści ogłoszenia – wielu z nich może po prostu o tym nie wiedzieć.
Forma składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu
Jedną z możliwości, niestety dość rzadko spotykaną w praktyce, jest możliwość złożenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu poprzez przesłanie ich faksem lub mailem w terminie wyznaczonym przez zamawiającego w ogłoszeniu (art. 27 ust. 1 w zw. z ust. 4 ustawy Pzp). W przypadku wykonawców zagranicznych, którzy mają siedziby poza terytorium RP jest to znaczne ułatwienie dotrzymania wyznaczonego przez zamawiającego terminu składnia tych dokumentów.
Wyjście naprzeciw wykonawcom…
Praktyka pokazuje, że wyjście zamawiającego naprzeciw wykonawcom z zagranicy jest bardzo opłacalne, ponieważ ułatwia im zrozumienie całej procedury zamówieniowej, która w Polsce jest dość sformalizowana i złożona. Taka postawa stwarza od samego początku pozytywne relacje między zamawiającym a wykonawcami, które mają szanse przełożyć się na przyszłą współpracę podczas realizacji zamówienia.
* * *
Tekst z serwisu EuroZamowienia.pl kancelarii Wierzbowski Eversheds
Autor: Piotr Kunicki, prawnik w kancelarii Wierzbowski Eversheds.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz