Czy wartość szacunkowa zamówienia może być wyższa od kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia?

Zamawiający przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego zobligowany jest między innymi do oszacowania wartości zamówienia z należytą starannością. Zobowiązany jest również do zabezpieczenia środków finansowych przeznaczonych na realizację zamówienia publicznego. Zagadnieniem które budzi spore wątpliwości zamawiających jest okoliczność wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego- pomimo wartości szacunkowej tego zamówienia- wyższej niż kwota jaką zamawiający dysponuje. Istotne staje się przy tym prawidłowe rozumienie wzajemnych relacji pomiędzy pojęciami: kwoty wartości szacunkowej zamówienia oraz kwoty jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na realizację zamówienia, którą zamawiający podaje do wiadomości przed otwarciem ofert złożonych w postępowaniu.

W praktyce udzielania zamówień funkcjonuje jeszcze pojęcie „kwoty którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia” – będącej z reguły rezultatem decyzji zamawiającego o zwiększeniu kwoty jaką miał zamiar przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (przykładowo: po dokonaniu korekt w budżecie).

Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (często określana jako „kwota zamiarów”), jest odczytywana podczas sesji otwarcia ofert przetargowych bezpośrednio przed ich otwarciem. Należy przyjąć iż dla wszystkich stron postępowania informacja o wysokości tej kwoty jest niezwykle ważna, gdyż determinuje możliwość unieważnienia przez zamawiającego postępowania o udzielenie zamówienia w przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty lub oferta z najniższąceną ją przewyższa, a zamawiający nie ma możliwości zwiększenia tej kwoty do ceny najkorzystniejszej oferty (art. 93 ust. 1 pkt 4 w zw. z art. 86 ust. 3 ustawy pzp). Nie należy jednakże tej kwoty utożsamiać z wartością szacunkowązamówienia o której mowa w art. 32 ust. 1 ustawy pzp.

Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia należy do kategorii czynności przygotowawczych prowadzonych przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Ustalenie tej wartości (zawsze będzie to wartość netto) ma przede wszystkim znaczenie dla ustaleń proceduralnych co do zasad prowadzenia danego postępowania (m.in. kwota ta stanowi dla zamawiającego punkt odniesienia decydujący o kwalifikacji zamówienia powyżej lub poniżej progów unijnych, decyduje o wartości wadium etc.).

Podnieść należy, iż wartość szacunkowa zamówienia odzwierciedla rynkową cenę przedmiotu, który jest objęty postępowaniem- stanowi wycenę przedmiotu zamówienia w odniesieniu do aktualnych cen rynkowych. Warto zauważyć iż wycena ta nierzadko różni się od cen ofert złożonych w postępowaniu. Sposoby wyceny wartości zamówienia wskazane są w art. 33 do 35 ustawy pzp.

Kwota, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia (tzw. „kwota zamiarów”) co do zasady jest kwotąwynikającą z planu finansowego (lub innego spełniającego podobne funkcje dokumentu- np.: planu inwestycyjnego) zamawiającego i oznacza środki, jakie mają być przeznaczone na pokrycie realnych wydatków z tytułu realizacji zamówienia. Przy określaniu tej kwoty należy uwzględnić przede wszystkim rzeczywiste możliwości finansowe zamawiającego. Kwota ta stanowi deklaracjęzamawiającego w zakresie posiadanych przez niego w danym momencie środków finansowych i może się zmienić na dalszym etapie postępowania w wyniku zwiększenia przez zamawiającego wysokości środków przeznaczonych na sfinansowanie zamówienia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 14 lipca 2010, KIO/UZP 1286/10). W tym aspekcie w praktyce udzielania zamówień ukształtowały się pojęcia: kwota jaką zamawiający „zamierza przeznaczyć” oraz „kwota jakązamawiający może przeznaczyć” (ustawowe określenie tych pojęć funkcjonowało w przepisach pzp do grudnia 2009 roku).

W rezultacie kwota „możliwości” może przewyższać sumę, którązamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Taka sytuacja jest możliwa, jeżeli zamawiający był w stanie zwiększyć kwotę jaką zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia do kwoty, jaka odpowiadałaby cenie najkorzystniejszej oferty.

Reasumując zatem, w ramach obecnie obowiązujących przepisów ustawy dopuszczalna staje się sytuacja wszczęcia postępowania pomimo tego, iż wartość szacunkowa zamówienia jest wyższa niż kwota jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Ustawodawca bowiem celowo wprowadził wyraźne rozróżnienie tych kwot- ustalanych w różnych etapach czynności podejmowanych przez zamawiającego zmierzających do udzielenia zamówienia publicznego.

Zarówno literalne brzmienie tych pojęć, jak i ich znaczenie nie są tożsame co z wysokim prawdopodobieństwem może powodować, iżodpowiadające tym pojęciom kwoty będą różne.

Dodatkowo pojęcia te odnoszą się do zupełnie innych okoliczności. Szacunkowa wartość zamówienia powinna odzwierciedlać rynkowąwartość przedmiotu zamówienia, a kwota przeznaczona na finansowanie może byćwyższa, jeżeli zamawiający dysponuje znaczącymi środkami, lub znacząco niższa, jeżeli zamawiający liczy na efekt wzajemnej konkurencji wykonawców ubiegających się o realizację zamówienia- i tym samym obniżenie cen ofertowych.

Warto zauważyć iż wskazane pojęcia pełnią również doniosłą rolę w aspekcie ustawowych przesłanek unieważnienia postępowania (oraz ochrony interesu prawnego stron postępowania).

Wskazać należy, iż podana podczas otwarcia ofert „kwota zamiarów” wiąże zamawiającego w okolicznościach, gdy cena oferty najkorzystniejszej jest od niej niższa nawet wówczas, gdy w rezultacie niespodziewanych okoliczności kwota ta uległa zmniejszeniu. W rezultacie zamawiający będzie zobowiązany do udzielenia zamówienia- o ile nie wystąpią inne przesłanki jego unieważnienia.

Kwota wskazana w trakcie otwarcia ofert nie będzie wiążąca dla zamawiającego w sytuacji, gdy cena najkorzystniejszej oferty jąprzekroczy -w tej sytuacji zamawiający będzie uprawniony do unieważnienia postępowania (po dokonaniu analizy możliwości zwiększenia tej kwoty do ceny oferty najkorzystniejszej).

Kwota ta- a właściwie jej upublicznienie, w rezultacie pełni również funkcję ochronną dla uczestników postępowania, gdyż z jednej strony umożliwia zamawiającym unieważnienie postępowania w sytuacji braku możliwości sfinansowania zamówienia na warunkach ceny oferty przetargowej przekraczającej jego możliwości finansowe, z drugiej zaś chroni wykonawców przed nieuprawnionym unieważnieniem postępowania na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 4 pzp. wynikającym jedynie w wyniku subiektywnych, arbitralnych decyzji zamawiającego.

* * *

Autor: Małgorzata Pętela