Zamawiający od dawna korzystają z rozeznania rynku, polegającego na przesyłaniu potencjalnym wykonawcom zapytań odnośnie oferowanych przez nich produktów lub usług. Jednakże, dopiero od lutego br. istnieje w ustawie Pzp formalny mechanizm, dzięki któremu zamawiający mogą występować o doradztwo podmiotów bez narażenia się na zarzut braku transparentności i nierównego traktowania oraz bez konieczności wszczęcia formalnego postępowania o udzielenie zamówienia.
Instrumentem takim jest obecnie dialog techniczny, czyli „przedprocedura” pozwalająca na prowadzenie konsultacji zamawiający – wykonawcy jeszcze przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia. W praktyce zachęcamy do jej stosowania, ponieważ warto korzystać z każdego rozwiązania, które zwiększa szanse na udane przeprowadzenie postępowania i wybór rzeczywiście najkorzystniejszej oferty.
W czerwcu br., wspólnie z członkami zespołu Life Sciences zorganizowaliśmy w naszej kancelarii seminarium w formie śniadanie biznesowego, aby popularyzować założenia dialogu technicznego. Spotkanie dotyczyło dialogu technicznego, przede wszystkim w sektorze ochrony zdrowia. Wzięło w nim udział ponad 20 przedstawicieli zamawiających i wykonawców z sektora ochrony zdrowia. Postawiliśmy na spotkanie w nieco bardziej kameralnym gronie, ponieważ zależało nam na żywej dyskusji, wymianie wiedzy i doświadczeń, a nawet bezpośredniej konfrontacji poglądów.
Zdecydowaliśmy się skoncentrować dyskusję w ramach sektora ochrony zdrowia, ponieważ zastosowanie w nim instytucji dialogu technicznego wydaje się szczególnie dobrym rozwiązaniem. Zakup produktów leczniczych i wyrobów medycznych należy do stałych wydatków podmiotów prowadzących działalność leczniczą. Ograniczenia finansowe jednostek sektora ochrony zdrowia oraz wymóg należytego gospodarowania środkami publicznymi skłaniają te podmioty do racjonalizacji działań w zakresie zamówień publicznych poprzez wybór oferty, która będzie nie tylko korzystna ekonomicznie, ale także dopasowana do indywidualnych potrzeb konkretnego zamawiającego. Sektor ten boryka się jednak z „transparentnym” pozyskiwaniem informacji i obawia się narażenia na zarzut braku równego traktowania. Informacja o produktach leczniczych przekazywana jest najczęściej w formie reklamy, która w przypadku leków jest restrykcyjnie uregulowana (szczegółowo analizowaliśmy ten temat w artykule na łamach Rzeczpospolitej). Ponadto, w tej branży szczególnie ważny jest „look and feel” wyrobów medycznych (np. stołów operacyjnych), dlatego też uczestnicy wspominali też o możliwości tzw. wizyt referencyjnych w innych placówkach, które mogłyby być realizowane właśnie w ramach „przedprocedury dialogowej”.
Jak się jednak okazuje, sektor ochrony zdrowia to jedynie wierzchołek góry lodowej. Obecnie dialog techniczny jest najczęściej wykorzystywany przez Inspektorat Uzbrojenia MON. Przykładem może być chociażby dialog techniczny dotyczący:
- okrętu obrony wybrzeża
- okrętu patrolowego z funkcją zwalczania min
- przeciwlotniczego i przeciwrakietowego zestawu rakietowego średniego zasięgu
i wiele innych, ogłoszonych w ostatnich tygodniach. Popularność dialogu technicznego w przypadku Inspektoratu Uzbrojenia można tłumaczyć tym, iż dokonuje on zakupów najnowocześniejszego uzbrojenia o bardzo zaawansowanej specyfikacji technicznej, którą nie sposób opisać i dopasować do potrzeb zamawiającego bez formalnego porozumienia z potencjalnymi wykonawcami na etapie tworzenia ogłoszenia lub SIWZ. Dużą część z nich stanowią wykonawcy zagraniczni. Podobnie jak ochrona zdrowia, sektor obronny jest szczególnie wrażliwy na wszelkiego rodzaju nieformalne rozmowy z wykonawcami, które powinny co do zasady być ograniczone do niezbędnego minimum, dlatego też dialog techniczny idealnie wpisuje się w jego potrzeby.
Inną specyfiką dialogu technicznego przydatną dla IU jest to, że pozwala on przeprowadzić z wykonawcami negocjacje dotyczące specyfikacji technicznej, warunków prawnych i ekonomicznych bez konieczności wszczynania postępowania o udzielenie zamówienia, które – poza ograniczonymi wyjątkami – powinno doprowadzić do jego udzielenia. Innymi słowy, IU jest w stanie przeprowadzić negocjacje dotyczące specyfikacji przedmiotu zamówienia, ale po zakończeniu dialogu technicznego, może – np. ze względów budżetowych, przełożyć wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia na kolejne lata.
Po spotkaniu podjęliśmy próbę zdiagnozowania najczęściej występujących problemów i barier w stosowaniu dialogu technicznego. W tym celu poprosiliśmy uczestników o wypełnienie ankiet internetowych, których wyniki pozwoliły na identyfikację kluczowych czynników i tendencji ograniczających stosowanie tego rozwiązania. Najważniejsze spostrzeżenia ze spotkania oraz z ankiet przedstawiają się następująco:
- Mimo „nowości” instytucji i jej uregulowania w Pzp zarówno zamawiający, jak i wykonawcy są w większości otwarci na stosowania dialogu technicznego i nie obawiają się kosztów zorganizowania takiej „przedprocedury”. Pojawiały się jednak pojedyncze głosy, wskazujące że dialog może znacznie wydłużyć czas między powstaniem a zrealizowaniem potrzeby zamawiającego, a w międzyczasie może dojść do zmiany realiów rynkowych. W tym kontekście pojawiło się także pytanie, czy obecne zasoby kadrowe u niektórych zamawiających podołają nowym, dodatkowym obowiązkom (np. konieczności zaangażowania osób do komisji prowadzącej dialog).
- Sporo kontrowersji wzbudza kwestia stosowania tzw. warunków udziału dopuszczających do dialogu technicznego. Chodzi tu o rozstrzygnięcie kwestii, czy zamawiający powinien dopuszczać do dialogu technicznego jak najszerszy krąg potencjalnych wykonawców, czy może powinien go ograniczać np. selekcjonować tych wykonawców, którzy mają wiedzę i doświadczenie z punktu widzenia danego zamówienia. Brak jest pewności odnośnie zgodności takiego rozwiązania z przepisami ustawy Pzp, przy czym – co ciekawe - takie wątpliwości wyrażają zarówno wykonawcy, jak i zamawiający. Wśród uczestników pojawiała się wątpliwość, czy takie rozwiązanie nie może jednak prowadzić do faktycznego naruszenia konkurencji już na tym etapie. Obawy te można zakwalifikować jako barierę prawną stosowania dialogu, która mogłyby zostać pokonana przez wytyczne odpowiednich instytucji państwowych.
- Tak jak się spodziewaliśmy, większość uczestników zajęła przychylne stanowisko odnośnie tworzenia tzw. regulaminów postępowania w ramach dialogu.
- Co do środków ochrony prawnej odnośnie czynności podejmowanych w ramach dialogu technicznego to większość uczestników nie miała wątpliwości, że dialog jako swoista „przedprocedura” pozostaje poza ich zakresem.
- Innym dyskutowanym źródłem ryzyka była kwestia – a zarazem obawa – przed przekazywaniem praw autorskich do materiałów złożonych przez wykonawców w ramach dialogu. W tym kontekście pojawiła się także dyskusja na temat zagrożeń związanych z ochroną tajemnicy przedsiębiorstwa w ramach dialogu.
- Uczestnicy nie mieli większych wątpliwości odnośnie tzw. metodyki prowadzenia postępowania. Większość zgodziła się, że formami dialogu mogą być forma pisemna, korespondencyjna – elektroniczna, indywidualne lub grupowe spotkania, których rozmowy mogą być protokołowane.
- Uczestnicy zgodnie wskazali potrzebę stworzenia, najpewniej na poziomie wytycznych UZP, dotyczących stosowania i prowadzenia postępowania dialogowego czyli tzw. „dobrych praktyk” zawierających rekomendacje, praktyczne porady i wskazówki, poparte autorytetem instytucji państwowej. Przemawia za tym zresztą doświadczenie innych państw np. Wielkiej Brytanii, gdzie takie „dobre praktyki” od pewnego czasu funkcjonują, o czym wspominaliśmy już na blogu.
Jeszcze raz dziękujemy za udział w organizowanym przez nas spotkaniu. Mamy nadzieję, że konstruktywna dyskusja, jaka miała podczas niego miejsce, przyczyni się do popularyzacji instytucji dialogu technicznego, a także pozwoli usprawnić i ułatwić jego stosowanie, przyczyniając do wzrostu liczby prawidłowo przeprowadzonych postępowań, minimalizując ryzyko odwołań. Planujemy organizację kolejnych spotkań poświęconych zagadnieniom dialogu technicznego oraz Pzp także w innych branżach. Ewentualne sugestie zagadnień oraz chęć udziału w kolejnych spotkaniach proszę zgłaszać mailowo na adres: aleksandra.kunkiel-krynska@eversheds.pl lub piotr.kunicki@eversheds.pl.
* * *
Autor: Piotr Kunicki, Aleksandra Kunkiel-Kryńska
Wyszukiwarka przetargów publicznych biznes-polska.pl
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz