środa, 18 września 2013

Naruszenie zasady anonimowości w konkursie – czyli jak nie dać się wykluczyć z konkursu

W świetle najnowszego orzecznictwa KIO nawet teoretyczna możliwość zidentyfikowania autora pracy konkursowej przez zamawiającego może doprowadzić do wykluczenia z konkursu. Nawet najlepiej przygotowane zapisy regulaminu konkursu nie uchronią uczestników przed wykluczeniem z postępowania konkursowego, jeśli nie dołożą oni najwyższej staranności na etapie przygotowania pracy konkursowej i podczas składania jej zamawiającemu, zwłaszcza gdy praca konkursowa składana jest w postaci zapisu cyfrowego na nośniku elektronicznym. Powstaje w związku z tym pytanie: jak daleko może się posunąć zamawiający, aby stwierdzić, czy dane zawarte w treści pracy konkursowej umożliwiają identyfikację uczestnika konkursu oraz co należy zrobić, żeby uniknąć wykluczenia?

 
Konkurs jest przyrzeczeniem publicznym, uregulowanym w ustawie Prawo zamówień publicznych (art. 110 – 127 ustawy Pzp), w którym zamawiający przez publiczne ogłoszenie przyrzeka nagrodę za wykonanie i przeniesienie prawa do wybranej przez sąd konkursowy pracy konkursowej. Formuła konkursu znajduje zastosowanie zwłaszcza w przypadku prac z zakresu planowania przestrzennego, projektowania urbanistycznego, architektoniczno-budowlanego czy przetwarzania danych. Przepisy ustawy Pzp wymuszają na zamawiającym, aby w trakcie oceny prac konkursowych autorzy poszczególnych prac nie byli możliwi do zidentyfikowania. W praktyce naruszenie zasady anonimowości rodzi poważne problemy. Oprócz niebezpieczeństwa wykluczenia wykonawców, których prace mogą być łatwo zidentyfikowane, żądanie powtórzenia czynności w zakresie oceny spełniania przez uczestników konkursu wymagań określonych w regulaminie konkursu oraz powtórzenie czynności ustalenia wyników konkursu jest możliwe jedynie przy zmianie składu sądu konkursowego, który dotychczas oceniał prace. W przeciwnym wypadku, zasada anonimowości stanie się iluzoryczna, ponieważ sędziowie, którzy oceniali prace konkursowe byliby w istocie już zapoznani z treścią prac.
 
Ustawodawca celowo podniósł zasadę anonimowości do rangi jednej z najważniejszych reguł rządzących konkursem (por. wyrok KIO z dnia 15 lutego 2011 r., sygn. KIO 211/11). Polega ona na zapewnieniu przez zamawiającego takich warunków oceny prac konkursowych, które uniemożliwiają identyfikację autora konkretnej pracy, aż do momentu ogłoszenia wyników konkursu.
 
Krajowa Izba Odwoławcza w swoim orzecznictwie dość konsekwentnie podkreśla, że zasada anonimowości ma charakter obiektywny i bezwzględny. Celem zasady anonimowości prac jest uniemożliwienie jakiejkolwiek subiektywnej oceny prac przez sąd konkursowy, na przykład w oparciu o wcześniej nabytą wiedzę członków sądu o uczestniku, która mogłaby mieć wpływ na rozstrzygnięcie konkursu. Zasada anonimowości służy zachowaniu pełnej i uczciwej konkurencji tak, aby ocena prac konkursowych była w pełni obiektywna (por. wyrok KIO z dnia 13 listopada 2012 r., sygn. KIO 2399/12).
 
Mechanizm zapewnienia przez zamawiającego anonimowości autorów prac konkursowych
 
Wszczynając konkurs, zamawiający jest z jednej strony poddany reżimowi ustawy Pzp, z drugiej zaś - może ukształtować szczegóły i sposób wyboru prac konkursowych według własnych zasad, zawartych w regulaminie konkursu, który jest kluczowym dokumentem zapewniającym zachowanie zasad anonimowości uczestników konkursu.
 
W świetle orzecznictwa Izby nie ma znaczenia w którym miejscu regulaminu została zawarta zasada anonimowości, ma ona bowiem pierwszeństwo przed oceną spełnienia pozostałych wymogów. Izba uznała, że przeciwne stanowisko prowadziłoby do sprowadzenia tej zasady do roli wymagania formalnego, o marginalnym zaledwie znaczeniu, którego naruszenie nie rodzi żadnych konsekwencji ani dla zamawiającego, ani dla uczestników konkursu. W ocenie Izby zasada anonimowości jest jednym z przejawów dbałości o zachowanie uczciwej konkurencji w postępowaniu, która ma charakter nadrzędny względem wszystkich innych warunków określonych w dokumentacji. Wskazywanie, że zasada ta została wyrażona w części regulaminu zawierającej wymagania formalne, nie zaś wymogi odpowiadające ocenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, nie jest podstawą do jej marginalizowania i uznania, że zamawiający nie ma podstawy do wykluczenia wykonawcy z postępowania (tak: wyrok KIO z dnia 13 listopada 2012 r., sygn. KIO 2399/12).
 
Zazwyczaj, postanowienia regulaminu konkursowego stanowią, że zarówno na opakowaniach, jak w samej treści pracy konkursowej nie mogą znajdować się żadne dane czy inne oznaczenia, umożliwiające identyfikację autora, a tym samym naruszające zasadę anonimowości prac obowiązującą do chwili rozstrzygnięcia konkursu. W praktyce, zamawiający zastrzegają, aby uczestnicy konkursu podawali zarówno na opakowaniu (kopercie) jak i na samej pracy konkursowej wyłącznie kod numeryczny stanowiący jedyne rozróżnienie prac na etapie oceny przez sąd konkursowy. Naruszenie tego wymogu może skutkować wykluczeniem uczestnika z udziału w konkursie na podstawie art. 120 ust. 2 ustawy Pzp.
 
Przykłady naruszenia zasady anonimowości
 
Najbardziej ewidentnym przykładem złamania zasady anonimowości jest podanie nazwiska lub nazwy (firmy) uczestnika konkursu lub innych informacji umożliwiających identyfikację autora pracy konkursowej na opakowaniu (kopercie) lub w treści samej pracy. Zdarzają się jednak także mniej wyraziste sytuacje prowadzące do naruszenia anonimowości prac. O ile w konkursach jednoetapowych zachowanie zasady anonimowości jest stosunkowo łatwe, gdyż podobnie jak w przetargu nieograniczonym zamawiający, nie ma wiedzy odnośnie liczby i nazwisk (nazw czy firm) uczestników, o tyle w konkursach dwuetapowych zapewnienie mechanizmu uniemożliwiającego zidentyfikowanie autorów prac konkursowych jest znacznie trudniejsze.
 
Wyobraźmy sobie sytuację, w której zamawiający przewidział dwuetapowy tryb udziału w konkursie. Wówczas w pierwszym etapie o charakterze jawnym odbędą się:
  • weryfikacja wniosków o dopuszczenie do udziału w konkursie
  • zawiadomienie o dopuszczeniu do udziału w konkursie wraz z zaproszeniem do składania prac konkursowych zweryfikowanych podmiotów.
Zatem po zakończeniu I etapu, zamawiający będzie znał liczbę i tożsamość uczestników konkursu. Jeżeli zawiadomienie, zawierające nazwy podmiotów uczestniczących w postępowaniu zostanie opublikowane na stronie internetowej zamawiającego, będzie ono ogólnodostępne także dla członków sądu konkursowego.
 
W takiej sytuacji, gdy dany uczestnik prześle w drugim etapie nawet całkowicie zanonimizowaną pracę, ale jeśli zrobi to:
  • za pomocą firmy kurierskiej wraz z listem przewozowym zawierającym dane nadawcy przesyłki, którym jest uczestnik,
  • za pomocą poczty elektronicznej, której adres wskazuje na uczestnika,
     
wówczas możliwe będzie powiązanie pracy konkursowej z konkretnym uczestnikiem, co w zasadzie wykluczy jej anonimowość.
 
W związku z powyższym, zamawiający powinien zapewnić takie warunki oceny prac konkursowych, aby nie powstał nawet cień szansy na ujawnienie tożsamości autora pracy konkursowej, poprzez właściwe zapisy regulaminu. Z kolei wykonawcy muszą wystrzegać się podawania w treści prac jakichkolwiek informacji, które można byłoby powiązać z danym uczestnikiem konkursu.
 
Prace zapisane na nośnikach elektronicznych
 
Często zdarza się, że uczestnicy konkursów zobowiązani są do składania prac konkursowych zarówno w formie papierowej, jak i w postaci zapisu cyfrowego na nośniku elektronicznym w osobnej, zamkniętej kopercie. Może to być płyta CD, DVD, BlueRay czy pendrive, a sam format plików zależy od specyfiki pracy konkursowej (*.ppt, HTML, XML, *.doc lub *.rtf, *.jpg, itp.).
 
W swoim orzecznictwie KIO uznała, że zarówno zawartość CD, jak i sam nośnik są elementami składającymi się na pracę konkursową. Dlatego też bez znaczenia jest kwestia formy przedłożonej pracy konkursowej. W przypadku pracy konkursowej wszystkie jej elementy, a więc:
  • zakres rzeczowy
  • forma opracowania
  • sposób prezentacji
     
podlegają całościowej ocenie (por. wyrok z dnia 08 listopada 2011 r., sygn. akt: KIO 2293/11).
 
Dość oczywiste jest, że podobnie jak przy zapisie w „tradycyjnej”, papierowej formie na opakowaniach pracy konkursowej złożonej w formie elektronicznej oraz w elektronicznej zawartości pracy konkursowej nie mogą znajdować się żadne dane czy inne oznaczenia, umożliwiające naruszenie obowiązującej do chwili rozstrzygnięcia konkursu, zasady anonimowości prac konkursowych, a złamanie tego wymogu skutkować będzie wykluczeniem uczestnika z udziału w konkursie na podstawie art. 120 ust. 2 ustawy Pzp.
 
Diabeł tkwi jednak w szczegółach, a mianowicie we właściwościach pliku elektronicznego, w których znajdują się informacje o autorze pliku, zapisywane automatycznie. Wynika to ze sposobu działania oprogramowania służącego do tworzenia i edycji takich plików. Cechą dokumentów tworzonych np. za pomocą oprogramowania Microsoft Office jest to, że zawierają wspomniane informacje ukryte w postaci metadanych, z których część jest widoczna jako właściwości pliku. Mogą to być login autora oraz login użytkownika, przez którego plik był ostatnio edytowany. Jeżeli zawierają one jego imię i nazwisko lub firmę to za pomocą tych informacji bez trudu można powiązać danego autora z uczestnikiem konkursu, co z kolei stawia anonimowość pracy konkursowej pod znakiem zapytania.
 
Kwestią problematyczną mogą się również okazać dane dotyczące właścicieli licencji na programy komputerowe, za pomocą których stworzono pliki. Jeżeli informacje te wskazują dane autora pracy wówczas zasada anonimowości jest naruszona. Informacje te (metadane) można oczywiście usunąć, ale w sytuacji gdyby autor zapomniał to zrobić, a dane te zawierałyby jego nazwisko czy nazwę firmy stanowiłoby to niewątpliwie naruszenie zasady anonimowości.
 
Jak wskazała KIO, zasada anonimowości dotyczy także plików na nośniku CD. Obowiązek ich przedkładania oraz cel jakiemu służą jest powszechnie przyjętą praktyką i stanowi wiedzę ogólnie dostępną dla uczestników postępowań konkursowych, dlatego też ich  uczestnicy powinni dołożyć należytej staranności także w zakresie anonimowości plików elektronicznych, zapisanych na nośnikach CD (tak: wyrok z dnia 08 listopada 2011 r., sygn. akt: KIO 2293/11).
 
Wykluczenie uczestnika z konkursu jako skutek naruszenie zasady anonimowości
 
W wyroku z dnia 1 października 2010 r. (sygn. akt: KIO/2019/10), KIO analizowała następujący stan faktyczny: w treści jednej z prac konkursowych znalazło się stwierdzenie jej autora o reprezentowaniu przez niego grupy firm o najbogatszym doświadczeniu w projektowaniu, budowie, uruchamianiu i serwisowaniu systemów informatycznych na polskim rynku, a także określenie zakresu działalności, tj. wytwarzaniu oprogramowania przeznaczonego dla wszystkich obszarów opieki zdrowotnej – począwszy od indywidualnych praktyk lekarskich, gabinetów lekarskich, aptek, poprzez oprogramowanie dla przychodni, szpitali na oprogramowaniu wspomagającym kończąc, a także wskazanie na szeroką rzeszę partnerów lokalnych.
 
Zdaniem innego uczestnika, który wniósł odwołanie do KIO, taki sposób opisu dotychczasowego doświadczenia przez innego uczestnika pozwala na identyfikację autora pracy, gdyż jak twierdził odwołujący, tylko do jednego z dziewięciu uczestników konkursu opisany fragment odnosił się w całości. Wynikało to z faktu, że rynek informatyki medycznej jest rynkiem bardzo specyficznym i niszowym i dla każdej osoby dysponującej podstawową wiedzą na jego temat, informacje zawarte w przywołanym fragmencie pracy konkursowej wskazywały jednoznacznie jej autora.
 
W ocenie KIO przywołany fragment pracy nie wskazywał na autora pracy, a odwołujący nie przedstawił dostatecznych dowodów, które potwierdzałyby stawianą przez niego tezę. Skład orzekający wskazał, że ocena czy sąd konkursowy dokonał wyboru pracy konkursowej z wyłączeniem możliwości identyfikacji autora pracy powinna być dokonana z uwzględnieniem towarzyszących jej, obiektywnych okoliczności.
 
Zdaniem Izby, aby można było mówić o naruszeniu anonimowości w konkursie, ujawnione w treści pracy konkursowej dane powinny wskazywać wprost na jednego z uczestników postępowania. Co istotne, Izba stwierdziła że jakiekolwiek wątpliwości nie mogą stanowić podstawy do wykluczenia uczestnika z postępowania w oparciu o swobodne i zbyt daleko idące wnioski, które nie mają potwierdzenia w faktach. Innymi słowy tylko oczywiste wskazanie na autora pracy może prowadzić do jego wykluczenia z udziału w konkursie.
Na przeciwległym biegunie leży nowsze orzecznictwo KIO. W uzasadnieniu wyroku z dnia 13 listopada 2012 r., sygn. KIO 2399/12 formułowane są całkowicie odmienne tezy w kwestii oczywistości naruszenia zasady anonimowości. Przedmiotem rozważań Izby w tej sprawie była kwestia tego, jak daleko może się posunąć zamawiający, aby stwierdzić, czy dane zawarte w treści pracy konkursowej umożliwiają identyfikację uczestnika konkursu.
 
Sąd konkursowy dokonał weryfikacji plików znajdujących się na płycie CD dołączonej do papierowej wersji pracy. Analiza wykazała, że we właściwościach pliku w którym zawarta jest treść pracy konkursowej znajdują się imię i nazwisko osoby, która jako ostatnia edytowała plik. Sąd wpisał te dane do wyszukiwarki internetowej i odnalazł profile osobowe na portalach społecznościowych: GoldenLine i LinkedIn. Ich treść wskazywała na zatrudnienie u jednego uczestników konkursu osoby o tym imieniu i nazwisku. Ta okoliczność przesądziła o powiązaniu osoby wpisanej we właściwościach pliku z konkretnym uczestnikiem biorącym udział w konkursie, co zdaniem zamawiającego wykluczyło spełnienie warunku anonimowości pracy. Mimo, że osoba wpisana we właściwościach pliku nie była członkiem organu wspomnianego uczestnika ani pełnomocnikiem ustanowionym przez uczestnika w konkursie, uczestnik ten został wykluczony z postępowania na podstawie art. 120 ust. 2 ustawy Pzp a jego oferta została odrzucona na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 5 Pzp.
 
Odwołujący się uczestnik wskazał, że w jego ocenie tok rozumowania zamawiającego jest obarczony szeregiem błędów, gdyż samo imię i nazwisko, pomimo że stanowi dane osobowe, nie jest wystarczające do dokonania identyfikacji osoby i ustalenia miejsca jej pracy. Odwołujący podniósł, że osób o tym samym imieniu i nazwisku występuje w Polsce bardzo wiele a sam fakt, że osoba o takim imieniu i nazwisku pochwaliła się na portalu społecznościowym pracą w spółce uczestnika nie jest dowodem na to, że rzeczywiście taką pracę wykonuje. Rozstrzygając tę kwestię Izba stwierdziła, że kluczowe jest ustalenie, czy możliwe było, choćby tylko teoretycznie, zidentyfikowanie autora pracy konkursowej. Izba uznała, że nie jest przy tym istotne, czy zamawiający przeprowadzał działania weryfikacji, kto jest autorem pracy konkursowej i w jaki sposób to czynił. Istotna jest jedynie okoliczność, że zamawiający mógł poprzez swoje działania wspomnianego autora ustalić.
 
W ocenie składu orzekającego przekazany przez odwołującego plik zawierał dane, które umożliwiały przeprowadzenie takiej identyfikacji. We właściwościach pliku zawierającego elektroniczną wersję pracy konkursowej Odwołującego, podane było imię i nazwisko osoby, która plik ten zapisała. Jak wskazała Izba, nawet jeśli istnieje W Polsce wiele osób o określonym imieniu czy nazwisku, to w przypadku specyficznych branż i małej liczby uczestników konkursu grono osób znacznie się zawęża. W takiej sytuacji zamawiający może ustalić autora pracy konkursowej, za pomocą informacji powszechnie i ogólnodostępnych w Internecie, czy też w oparciu o posiadaną wcześniej wiedzę dotyczącą osób zatrudnionych, prowadzących działalność lub świadczących określone usługi w danej branży. Dysponując powyższymi danymi osobowymi autora pliku, możliwe było zidentyfikowanie wykonawcy, który złożył pracę konkursową. Tym samym zdaniem Izby istnienie jedynie możliwości zidentyfikowania autora pracy (choćby tylko teoretyczna) powoduje, że naruszona zostaje zasada anonimowości.
 
Podsumowanie
 
W świetle podanych powyżej przykładów zamawiający mają obowiązek zapewnienia w regulaminie konkursu oraz na etapie oceny prac konkursowych takiego mechanizmu, który wykluczy ujawnienie tożsamości autora pracy konkursowej.
 
Tymczasem, nawet najlepiej przygotowane zapisy regulaminu konkursu nie uchronią uczestników przed wykluczeniem z postępowania konkursowego, jeśli nie dołożą oni najwyższej staranności na etapie przygotowania pracy konkursowej i podczas składania jej zamawiającemu. Ważne jest, nie tylko aby przed złożeniem pracy przeanalizować jej treść pod kątem imion, nazwisk czy nazw własnych, które mogłyby doprowadzić do ujawnienia autora pracy. Staranność po stronie uczestnika ma szczególne znaczenie w sytuacji, gdy praca konkursowa składana jest w formie elektronicznej, gdyż metadane zawierające informacje o pliku elektronicznym mogą bardzo łatwo zdradzić tożsamość uczestnika konkursu.
 
Powyższe uwagi nabierają istotnego znaczenia w świetle najnowszego orzecznictwa Izby, które za naruszenie zasady anonimowości uznaje nawet czysto teoretyczną możliwość zidentyfikowania autora pracy przez zamawiającego i zarazem daje zamawiającemu bardzo dużo swobody w ustalaniu, czy dane zawarte w treści pracy konkursowej umożliwiają identyfikację uczestnika konkursu.
 
Nawet jeśli przyjąć, że najnowsze orzeczenie KIO idzie nieco zbyt daleko w ocenie okoliczności, które mogą stanowić o naruszeniu anonimowości pracy konkursowej, to niewątpliwie wszelkie nierozważne czy niestaranne zachowania uczestników konkursu mogą doprowadzić do naruszenia wspomnianej zasady, czego skutkiem będzie powstanie podstaw do wykluczenia uczestnika z konkursu.
 
* * *
Tekst z serwisu EuroZamowienia.pl kancelarii Wierzbowski Eversheds
Autor: Witold Sławiński, prawnik w kancelarii Wierzbowski Eversheds.
 
 
 
Wyszukiwarka przetargów publicznych biznes-polska.pl

1 komentarz:

  1. Co z zasadą anonimowości w momencie gdy wpłynie tylko jeden wniosek o dopuszczenie do konkursu w postępowaniu dwuetapowym albo zostanie dopuszczony tylko jeden wykonawca??
    Michał

    OdpowiedzUsuń