Na co zwrócić uwagę wybierając serwis monitorujący przetargi?

Jeśli startujesz w przetargach to wiesz jak ważny jest monitoring nowych ogłoszeń. Każdego dniach ogłaszanych jest kilka tysięcy nowych przetargów w całej Polsce. Cześć z nich trafia do Biuletynu Zamówień Publicznych (przetargi o wartości powyżej 30 tys EURO). Większość natomiast publikowana jest na stronach internetowych zamawiających lub w prasie. W związku z tym aby mieć pewność, że nie ucieknie nam żaden interesujący przetarg, trzeba na bieżąco sprawdzać źródła ich publikacji. To ogromna praca do której trzeba zaangażować sztab ludzi. Dobrym i dużo tańszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług firmy monitorującej rynek zamówień publicznych. Na rynku jest kilka takich podmiotów.W artykule przedstawimy cechy, na które warto zwrócić uwagę wybierając firmę do monitoringu ogłaszanych przetargów.

      1.            Ilość dostarczanych informacji

Jedną z głównych cech, na którą powinniśmy zwrócić uwagę wybierając serwis przetargowy jest liczba udostępnianych ogłoszeń. Można to sprawdzić na dwa sposoby. Po pierwsze możemy porównać raporty dostarczane poprzez e-mail (przy czym nie warto sugerować się tylko jednym dniem, lepiej porównać raporty z całego tygodnia). Drugi sposób to sprawdzenie ogłoszeń w bazie. Cześć serwisów udostępnia ogólne statystyki. Jednak aby dokładnie zbadać, ile potencjalnie interesujących nas ogłoszeń znajduje się w bazie, warto skorzystać z wyszukiwarki wybierając interesujące nas branże i region. Warto dokładnie porównać wyniki wyszukiwań, ponieważ każdy dostawca posiada swoje drzewo branż i to, co jeden z operatorów zakwalifikuje do naszej branży, u drugiego może znaleźć się w innej.

      2.            Szybkość dodawania ogłoszeń

Ogłoszenia o przetargach publikowane są codziennie w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronach internetowych zamawiających. Stamtąd ogłoszenia trafiają do serwisu monitorującego.

Ogłoszenia z Biuletynu Zamówień Publicznych powinny być dostępne w serwisie w ciągu 24 godzin. Ogłoszenia podprogowe, które wymagają ręcznego monitoringu tysięcy stron www, w ciągu 48 godzin. To wyniki, na które mogą sobie pozwolić tylko duże firmy dysponujące odpowiednimi zasobami.

      3.            Pomoc konsultanta

Aby dobrze skonfigurować swoje konto i mieć gwarancje otrzymywania interesujących nas ofert, przydatna będzie pomoc konsultanta. Taka osoba pomoże ustawić poprawnie branże dla danego profilu oraz inne niezbędne parametry konta. Konsultant powinien odpowiedzieć na wszystkie nasze wątpliwości i być stale do naszej dyspozycji. Jest to szczególnie ważne, ponieważ na początku może być trudno odnaleźć się w ogromie ilości ogłoszeń jakie codziennie trafiają do serwisu.

      4.            Okres testowy

Niektóre serwisy proponują bezpłatny okres testowy. To bardzo przydatna możliwość, jeśli nie jesteśmy pewni, który serwis wybrać lub czy taka usługa jest nam w ogóle potrzebna. Podczas okresu testowego powinniśmy mieć dostęp do w pełni funkcjonalnej usługi, abyśmy mogli dokładnie ją poznać i ocenić. Okres testowy, w zależności od dostawcy, trwa zazwyczaj od 7 do 30 dni.

      5.            Dostępność

W dzisiejszym świecie dostęp do ważnych informacji chcemy mieć zawsze i wszędzie. Warto więc zwrócić uwagę na to, jakie możliwości w tym zakresie oferują poszczególne firmy. Standardem jest dostępność ze strony www oraz raport przesyłany drogą mailową. Dodatkowe opcje to np. powiadomienia za pomocą czytnika RSS, komunikatora Gadu-Gadu, SMS czy też poprzez aplikacje mobilne. Warto ponadto sprawdzić, czy serwis posiada wersję responsywną, czyli dostosowaną do urządzeń moblinych. Przeglądanie ogłoszeń na stronie nieresponsywnej może być uciążliwe.

      6.            Narzędzia

Użyteczność usługi w dużej mierze zależy od precyzyjnych ustawień konta, na które składają się opcje ustawienia profilu, szablonu raportów i powiadomień. Warto zwrócić uwagę na to czy serwis oferuje dobór wyglądu szablonu raportu. Oprócz wyglądu powinniśmy mieć możliwość szczegółowej modyfikacji zawartości takich raportów oraz formatu dostarczenia. Dodatkowe narzędzia które mogą się przydać to schowek (do zapisywania wartościowych ogłoszeń), statystyki dodawnych ogłoszeń do bazy czy analizator, który umożliwia analizę wyników archiwalnych przetargów. Analizator przydaje się szczególnie w momencie składania oferty. Nie można zapomnieć też o wyszukiwarce na stronie www, która pozwoli nam w czasie rzeczywistym śledzić nowe ogłoszenia, nie czekając na raport.

      7.            Gwarancja

Nie ma nic gorszego niż pominięcie ważnego przetargu. Monitoring przetargów, szczególnie tych spoza Biuletynu Zamówień Publicznych, jest bardzo trudny i większość firm nie daje gwarancji, że klient otrzyma wszystkie informacje.

Grupa Biznes Polska jako jedyna na rynku wprowadziła opcję “Gwarancja usługi” – klient, który zgłosi brak informacji o przetargu w bazie otrzyma zwrot kosztu abonamentu.

      8.            Referencje

Nie ma lepszej rekomendacji niż opinia drugiego klienta. Warto zapytać ilu klientów obsługuje operator i czy może się pochwalić jakimiś referencjami. Z referencjami powinniśmy mieć możliwość zapoznać się na stronie www w formie skanu, jest to wtedy o wiele bardziej wiarygodne.

      9.            Indywidualne podejście

Każda firma ma swoje indywidualne potrzeby, dlatego niektórzy operatorzy dbają o to aby system spełniał oczekiwania jak najszerszego grona firm. Natomiast tam gdzie kończą się możliwości systemu niektóre firmy oferują indywidualne podejście do Klienta które wykracza poza standardową ofertę.

Indywidualny monitoring zapewnia większą precyzję w dostarczaniu ogłoszeń przetargowych.

10.        Bonusy do oferty

Niektóre firmy do standardowej oferty są w stanie zaoferować bonusy w postaci dodatkowych narzędzi, komplementarnych usług czy contentu. Warto zapytać jakie opcje są dostępne, bo może nie być ich widać w oficjalnej ofercie.

11.        Załączniki do ogłoszeń: specyfikacje, unieważnienia, sprostowania

Ogłoszenie o przetargu powinno posiadać SIWZ, ale nie wszyscy operatorzy dołączają je  do ogłoszeń z prostej przyczyny - wymaga to dodatkowej pracy, często bezpośredniego kontaktu z każdym zamawiającym w celu uzyskania specyfikacji. Dlatego na tę opcje są w stanie sobie pozwolić nieliczni. W przypadku zmian w przetargu, zamawiający publikuje unieważnienie lub sprostowanie. Warto sprawdzić czy firma dba o takie załączniki.

12.       Człowiek czy automat ?

Monitoring ogłoszeń to duże wyzwanie. Niektóre firmy wykorzystują automaty monitorujące i wprowadzające ogłoszenia. Jednak żaden system nie zastąpi żywego człowieka. Ręczny monitoring daje gwarancje dotarcia do wszystkich ogłoszeń i ich poprawnego wprowadzenia do bazy.

Warto więc zapytać firmę, ile osób pracuje nad monitoringiem przetargów. Im więcej, tym większa szansa, że jakość usługi będzie wyższa.

13.       Jak nie biorę udziału w przetargach ?

W serwisach przetargowym możemy też odnaleźć ogłoszenia nie objęte ustawą PZP. Warto zapytać, czy firma posiada takie ogłoszenia w bazie i ile takich ogłoszeń publikuje miesięcznie. Na biznes-polska.pl każdego miesiąca publikujemy blisko 4000 zleceń od firm i osób prywatnych z całej Polski.

14.       Doświadczenie

Proces monitoringu ogłoszeń przetargowych to ciągła nauka i udoskonalanie. Takich informacji pojawia się coraz więcej w coraz większej ilości źródeł. Doświadczenie operatora daje nam poczucie, że dane będą rzetelne i będą docierać do nas na czas. Warto zapytać przed zakupem ile lat firma działa na rynku i jak wygląda ich proces monitoringu.

15.        Cena

Najpopularniejszą metodą rozliczania za usługi monitoringu jest forma abonamentowa. Taką opcje oferuje większość firm. Abonament roczny jest zazwyczaj najkorzystniejszy cenowo. Średnia cena za roczny abonament jest bardzo różna może się wahać od 300 zł do nawet 1500 zł. Warto zapytać czym operator argumentuje swoją cenę. Jak widać z powyższego artykułu, cena nie powinna być jedynym kryterium wyboru.