Bezwzględna zasada jawności na każdym etapie postępowania publicznego

Zgodnie z art. 96 ust. 1 ustawy Pzp  sporządzenie protokołu postępowania o zamówienie publiczne stanowi obowiązek zamawiającego. Celem tego protokołu jest nie tylko realizacja zasady jawności postępowania, gdyż protokół wraz z załącznikami stanowi dla wykonawców podstawę do kontroli prawidłowości czynności zamawiającego, ale też zasady pisemności – dokumentowania czynności wykonanych przez zamawiającego.

Sporządzanie protokołu postępowania stanowi obowiązek zamawiającego przy udzielaniu zamówienia w każdym trybie i niezależnie od wartości zamówienia.  Protokół sporządza się w trakcie postępowania, czyli wraz z dokonywaniem poszczególnych czynności. Zatem obowiązek sporządzenia protokołu powstaje w chwili wszczęcia postępowania. Jednocześnie art. 96 ustawy Pzp. wynika że informacje zawierane w nim, które odnoszą się do czynności poprzedzających wszczęcie postępowania, powinny być  zamieszczone niezwłocznie po wszczęciu postępowania.

 

Prowadzenie na bieżąco protokołu jest konieczne ze względu na przepisy umożliwiające wszystkim zainteresowanym podmiotom wgląd do protokołu postępowania na każdym jego etapie. Należy wskazać, że na zamawiającym ciąży również obowiązek dokumentowania czynności podejmowanych jeszcze przed wszczęciem postępowania, jak na przykład szacowanie wartości zamówienia.

Protokół jest jawny, ale ustawodawca przewidział ograniczenia czasowe jawności załączników do protokołu (art. 96 ust. 1–3 ustawy Pzp.). Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że: oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Forma udostępniania protokołu: Zgodnie z jego § 5 ust. 1 zamawiający udostępnia protokół lub załączniki do protokołu na wniosek. Udostępnienie protokołu lub załączników, w myśl ust. 2, może nastąpić poprzez wgląd w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego, przesłanie kopii pocztą, faksem lub drogą elektroniczną, zgodnie z wyborem wykonawcy wskazanym we wniosku. Możliwość wyboru przez wykonawcę sposobu udostępnienia protokołu lub załączników doznaje ograniczenia w ust. 4, który stanowi, że przypadku gdy przesłanie kopii protokołu lub załączników zgodnie z wyborem wnioskodawcy jest z przyczyn technicznych znacząco utrudnione, w szczególności z uwagi na ilość żądanych do przesłania dokumentów, to zamawiający informuje o tym wnioskodawcę i wskazuje sposób, w jaki mogą być one udostępnione.

Wniosek o udostępnienie informacji publicznej: Rozporządzenie w sprawie protokołu nie określa formy wniosku o udostępnienie protokołu lub załączników do niego. Pod pojęciem wniosku należy rozumieć każde zadanie uzyskania informacji publicznej, złożone przez zainteresowany podmiot w dowolnej formie (ustnie, pisemnie, w formie elektronicznej). Oznacza to, iż ustawodawca odstąpił od bezwzględnego wymogu złożenia wniosku w formie pisemnej. W sytuacji, gdy informacja publiczna może być udostępniona niezwłocznie, wówczas jest ona udostępniania w formie ustnej lub pisemnej bez pisemnego wniosku. W sytuacji gdy dana informacja publiczna nie może być jednak  udostępniona niezwłocznie, podmiot zobowiązany może zażądać złożenia stosownego wniosku w formie pisemnej.  W tym celu wniosek pisemny (ustne oświadczenie do protokołu) powinien obejmować podanie: imienia i nazwiska (nazwy) podmiotu zainteresowanego, jego dokładnego adresu (miejsca zamieszkania lub siedziby), treści zadania oraz podpisu.

Zgodnie z art. 8 ust. 1ustawy  Pzp postępowanie o udzielenia zamówienia jest jawne. Zamawiający musi zapewnić wykonawcom wgląd do dokumentacji przetargu. Tożsama jest również z ustawą o dostępie do informacji publicznej bowiem zgodnie z jej zapisami a dokładnie art. 2 ustawy informacja publiczna przysługuje każdemu i nie musimy wykazywać interesu prawnego lub faktycznego domagając się do niej dostępu. Zamawiający nie ma prawa uzależniać wglądu do dokumentów od spełnienia jakichkolwiek warunków.

Zasada o jawności postępowania  ma charakter obowiązujący bezwzględnie, a odstępstwa od niej przewidziane w ustawie Pzp mają charakter epizodyczny. Przykłady takich wyjątków opiszemy w następnym artykule.

Źródło: Urząd Zamówień Publicznych

Autor: Grupa Biznes Polska