Zamówienia publiczne, od czego zacząć?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 27 kwietnia 2010 r. specjalista ds. spraw zamówień publicznych jest nową kategorią zawodów specjalistycznych. W kilkunastoletniej historii polskiego systemu zamówień publicznych możemy obserwować proces profesjonalizacji jednostek publicznych a co za tym idzie podnoszenia kwalifikacji osób odpowiedzialnych za dokonywanie zakupów. Ze sprawozdania Urzędu Zamówień Publicznych o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2012 roku wynika, że wartość udzielanych zamówień publicznych w 2012 roku wynosiła 132,7 mld zł. Dlatego też od osoby pełniącej wskazaną funkcję oczekuje się wysokiego poziomu wiedzy zawodowej, odpowiednich umiejętności i doświadczenia. Świeżo upieczony pracownik działu zamówień publicznych, jeszcze przed przystąpieniem do swoich obowiązków powinien być świadom odpowiedzialności dyscyplinarnej oraz odpowiedzialności karnej w zamówieniach publicznych. Nasuwa się zatem pytanie, jakie główne obszary merytoryczne należy opanować? Na początek warto postawić sobie 5 podstawowych  pytań.

Jak udzielać zamówień publicznych?

Odpowiedź na to pytanie wydaje się być prosta. Przede wszystkim należy kierować się znajomością przepisów i zasad wyznaczających wysokie standardy i profesjonalizm. Jednak samo działanie jest już bardziej skomplikowane. Kluczowe znaczenie odgrywa równe traktowanie wykonawców rozumiane jako jednakowy dostęp do informacji o zamówieniu i równość traktowania ubiegających się o udzielenie zamówienia publicznego. Przestrzeganie zasady uczciwej konkurencji, w tym rzetelne określenie terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz towarzyszący temu obiektywizm i bezstronność. Przestrzeganie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, na co wpływa właściwe środowisko wewnętrzne oraz przestrzeganie wartości etycznych. Zamówienia należy udzielać wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy o czym głosi zasada powszechności stosowania ustawy. W celu skutecznej kontroli należy zachować jawność postępowania przemawiającą za obowiązkiem publikacji ogłoszeń o zamówieniu i o udzielonym zamówieniu, przy zachowaniu jawności wszelkich umów w sprawie zamówienia publicznego, protokołu oraz załączników. Pracownicy działu zamówień publicznych mają za zadanie ochronę interesów biorących udział w przetargu w imię zasady tajemnicy przedsiębiorstwa. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje muszą być przekazywane pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną pod rygorem nieważności o czym mowa w zasadzie pisemności postępowania. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się w języku polskim, w szczególnie uzasadnionych przypadkach w oficjalnym języku Światowej Organizacji Handlu angielskim, francuskim lub hiszpańskim. Na mocy Art. 10 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, wprowadzona została zasada prymatu przetargowych trybów udzielania zamówień publicznych. Przestrzeganie wskazanych zasad jest wyznacznikiem prawidłowego udzielania zamówień publicznych.

W jakim trybie udziela się zamówień publicznych?

Zamówień publicznych udzielać można w sześciu trybach. Wybór odpowiedniego jest zależny od przesłanek. Podstawowymi trybami są przetarg nieograniczony / przetarg ograniczony. Jeśli wszystkie oferty zostały odrzucone, a pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego albo dialogu konkurencyjnego, wówczas występują przesłanki do trybu negocjacji z ogłoszeniem. Ten tryb stosujemy także w wyjątkowych sytuacjach m.in. gdy charakter dostaw, usług lub robót budowlanych lub związane z nimi ryzyko uniemożliwia wcześniejsze dokonanie ich wyceny. Innym trybem jest dialog konkurencyjny, którego udziela się m.in. gdy ze względu na szczególnie złożony charakter zamówienia nie można opisać przedmiotu lub obiektywne określić uwarunkowań prawnych lub finansowych wykonania zamówienia, a przy tym cena nie jest jedynym kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty. Negocjacje bez ogłoszenia można stosować m.in. ze względu na pilną potrzebę udzielenia zamówienia nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której wcześniej nie można było przewidzieć, nie można zachować terminów określonych dla przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego lub negocjacji z ogłoszeniem. Wyróżniamy także zamówienie z wolnej ręki, którego przesłanki występują m.in. ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Należy jednak pamiętać, że tryb zamówienia z wolnej ręki jest trybem niekonkurencyjnym w związku z czym może być stosowany wyjątkowo i ściśle w okolicznościach przewidzianych w ustawie. Natomiast zapytania o cenę lub licytacji elektronicznej udziela się, gdy wartość zamówienia jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie  art. 11 ust. 8 ustawy Prawo zamówień publicznych.

 

Jak opisać przedmiot zamówienia?

Opis wymagań dotyczących przedmiotu zamówienia ma przede wszystkim pozwalać na dokonanie zakupu zgodnego z obiektywnymi potrzebami zamawiającego i gwarantować uczciwą konkurencję pomiędzy dostawcami. Nie oznacza to jednak sformułowania wymagań w sposób pozwalający na spełnienie żądań technicznych wszystkim podmiotom działającym w danej branży. Zamawiający może wybrać ofertę najlepiej odpowiadającą jego, często specyficznym potrzebom. To on wyznacza ich poziom. W orzecznictwie uznaje się, że określenie wysokich, ale możliwych do spełnienia wymagań nie prowadzi do naruszenia zasad uczciwego postępowania. Dzięki temu pracownik działu zamówień publicznych ma swobodę kształtowania warunków dla wykonawców przy zachowaniu zasady uczciwej konkurencji.

Jak przygotować Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia?

Zawartość Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia musi opierać się na wymaganiach zawartych w  art. 36 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Podstawowym założeniem jest zawarcie co najmniej 17 podstawowych wymogów, które w bezpośredni sposób określą informacje dotyczące zamówienia. Zawartość SIWZ w innych trybach niż przetarg nieograniczony – przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę oraz licytacji elektronicznej wynika z procedury przewidzianej dla tych trybów i jest regulowana w opisie poszczególnych trybów.

Jak wybrać najkorzystniejszą ofertę?

By wybrać najkorzystniejszą ofertę należy kierować się obranymi kryteriami. Jednym z nich jest cena, ale nie oznacza to, że musi stanowić kryterium wagi najwyższej. Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy Prawo zamówień publicznych najlepszą jest oferta o najkorzystniejszym bilansie ceny i innych kryteriów odnoszących się do przedmiotu zamówienia publicznego, albo oferta z najniższą ceną. Uwaga! Kryterium najniższej ceny jest najprostsze dla zamawiającego, ale nie zawsze najskuteczniejsze.

Pracownicy działów zamówień publicznych stoją przed wyzwaniem opanowania specjalistycznej wiedzy. Postępująca profesjonalizacja działań ma na celu zwiększenie efektywności i jakości dokonywanych zamówień, na które rząd przekazuje znaczne środki budżetowe. Żeby sprostać odpowiedzialności wydawania pieniędzy publicznych niezbędna jest ciągłe aktualizowanie wiedzy  oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych na stanowisku specjalisty ds. zamówień publicznych.

Zapraszam również na szkolenie, które kompleksowo przygotowuje do pracy na stanowisku specjalisty ds. zamówień publicznych. Zamówienia publiczne dla Początkujących.

 

* * *

Autorem artykułu jest Jerzy Czaban, ekspert APEXnet, jeden z pierwszych wykładowców zamówień publicznych wpisanych na listę trenerów, prowadzoną do 1997 r. przez Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Szkolił takie instytucje jak: Kancelaria Sejmu RP, Kancelaria Premiera, ministerstwa.

 

 Więcej na temat kariery z zamówieniach publicznych przeczytają Państwo w dziale "Kształcenie i Rozwój" w piśmie "Zamawiający. Zamówienia Publiczne w Praktyce".

 

 

Wyszukiwarka przetargów publicznych biznes-polska.pl