Katalog oświadczeń lub dokumentów.

Przygotowując artykuł do dwumiesięcznika „Zamawiający. Zamówienia Publiczne w Praktyce„, lekturę którego polecam, wpadłem na trop ciekawostki, którą chciałbym się podzielić. Sprawa dotyczy dokumentów przedmiotowych żądanych w postępowaniu.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego obowiązuje zamknięty katalog dokumentów, jakich zamawiający może żądać od wykonawców, to jest wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania. Oświadczenia i dokumenty mają potwierdzać spełnianie przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, a przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego. Przepis prawa zamówień publicznych przyznał delegację dla Prezesa Rady Ministrów do określenia, w drodze rozporządzenia, rodzaje dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz formy, w jakich dokumenty te mogą być składane. Bywa jednak, że w owym zamkniętym katalogu oświadczeń i dokumentów znajduje się „coś”, co nijak dokumentem ani oświadczeniem nie jest. I tak, na podstawie § 6 ust. 1 rozporządzenia w celu potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, zamawiający może żądać w szczególności:

1)      próbek, opisów lub fotografii produktów, które mają zostać dostarczone, których autentyczność musi zostać poświadczona przez wykonawcę na żądanie zamawiającego;

2)      zaświadczenia niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym;

3)      zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich;

4)      zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi normami zarządzania środowiskiem, jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas wykonywania zamówienia na roboty budowlane lub usługi, odwołując się do systemu zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) lub norm zarządzania środowiskiem opartych na europejskich lub międzynarodowych normach poświadczonych przez podmioty działające zgodnie z prawem Unii Europejskiej, europejskimi lub międzynarodowymi normami dotyczącymi certyfikacji.

Próbki o których mowa w § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia rzadko kiedy są oświadczeniem, czy dokumentem w sensie potocznym. KIO traktuje je jako „swoistego rodzaju dokumenty” (KIO 1272/13).

Najciekawszym elementem treści omawianego § 6 ust. 1 rozporządzenia jest jednak wyraz „w szczególności”, który katalog oświadczeń i dokumentów otwiera i to szeroko. Otwiera na instrumenty bardzo użyteczne i znowu nie mające dużo wspólnego z klasycznymi dokumentami, co pokazuje praktyka zamawiających i orzecznictwo KIO. Chodzi tu o prezentacje i oględziny produktów, badania, wzorcowe produkty, czy wersje demo programów komputerowych.

W tym miejscu bardzo ważna uwaga, nie zawsze te nieopisane prawem twory z otwartego katalogu dokumentów przedmiotowych będą dokumentem, równie dobrze mogą stanowić treść oferty (KIO 474/13).

Zdaniem KIO (2356/12) Z kontekstu danej sprawy może bowiem wynikać, iż zamawiający traktuje prezentację systemu informatycznego jako element merytoryczny oferty wykonawcy stanowiący element badania ofert, a nie dokument w rozumieniu art. 25 ust. 1 pkt 2 ustawy Prawo zamówień publicznych w zw. z § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Należy odróżnić dwa pojęcia: niezłożenie przez wykonawcę dokumentów potwierdzających, że oferowane dostawy spełniają wymagania określone przez zamawiającego od złożenia dokumentów potwierdzających, że oferowane dostawy nie spełniają wymagań określonych przez zamawiającego. Przyjęcie dopuszczalności wezwania do uzupełnienia prezentacji oznaczałoby dopuszczenie możliwości dokonywania poprawek w oferowanym oprogramowaniu po terminie składania ofert, co pozostawałoby w sprzeczności z zasadą równego traktowania wykonawców.

Kto ma wiedzieć, czy to jest dokument? Oczywiście zamawiający, choć nazbyt optymistyczne bywa to założenie.

Wszystko skłania do refleksji o konieczności uregulowania tej problematyki wprost w przepisach, o co ustawodawcę proszę.

* * *

Autor: Robert Jaroszewski, tekst pierwotnie opublikowany na stronie autora.