O wzorach w kryteriach

Opis sposobu oceny ofert i same kryteria to temat niezmiernie mnie interesujący, czego wyraz dawałem tu już pewnie kilkakrotnie. Lektura ostatniego numeru „Informatora UZP” (8/2012) po raz kolejny potwierdziła, że zamawiacze kształtując wzory, według których będą przerabiać uzyskane parametry na punkciki popełniają często rozmaite błędy, których skutki bywają nieoczekiwanie wielkie (str. 26-29 Informatora). Niekiedy też sięgają po rozwiązania kompletnie wzięte z sufitu, jak w przypadku opisanym na str. 19-26. Błędy są jednak rzeczą ludzką i każdemu może zdarzyć się pomyłka we wzorze polegająca na tym, że zamiast w liczniku dać wartość oferty badanej, a w mianowniku najwyższą wartość spośród ocenianych ofert, zamieni te wartości miejscami.

 

Przed tego typu pomyłkami (niekiedy brzemiennymi w skutkach) ocalić może jedynie koncentracja i czujność zamawiającego. Niekiedy jednak zamawiający postępują na pozór dobrze, wystawiając się jednak na ryzyko, że za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która w praktyce aż tak korzystna nie jest. Mowa będzie o dwóch absolutnie typowych, stosowanych często przez zamawiających w praktyce wzorkach. Jako przykład niech nam posłuży okres gwarancji jakości, ale tego typu zależność odnajdziemy niemalże wszędzie, właściwie chyba tylko poza ceną.

Sprawą podstawową jest postawienie w takim kryterium pewnych ograniczeń. Z jednej strony – minimalnego wymaganego parametru, bo inaczej mogłoby się okazać, że zamawiający wybierze ofertę, w której tej gwarancji jakości w ogóle nie będzie (chyba, że zamawiającemu to nie przeszkadza). Z drugiej strony – maksymalnego ocenianego parametru, bo inaczej mogłoby się okazać, że zamawiający dostanie ofertę, w której gwarancja będzie astronomicznie długa, wykonawca ten dostanie zamówienie i w efekcie przyjdzie zapłacić drożej za coś, co jest w ogóle nie do wyegzekwowania lub kompletnie niepotrzebne (na cóż np. gwarancja na komputer w wysokości 100 lat?). Załóżmy zatem, że zamawiacz żąda, aby gwarancja nie była krótsza niż 36 miesięcy od daty odbioru, a maksymalną ocenianą wartością będzie 5 lat czyli 60 miesięcy. Zróbmy też kilka innych założeń:
- waga kryterium gwarancji to 20%, waga kryterium ceny to 80%;
- wartość przedmiotu zamówienia z gwarancją „podstawową” to 60 zł, wartość gwarancji na kolejne dwa lata to 20 zł.

 

I teraz spójrzmy na wzorki. Zamawiający może na przykład zastosować do tego kryterium najczęściej spotykane rozwiązanie: Gbad/Gmax x 20 (swoją drogą zawsze mnie dziwi obyczaj wstawiania do wzorku w takiej sytuacji mnożników „x 100 x 20%” :)). Gbad to oczywiście gwarancja oferty ocenianej, a Gmax to najdłuższa gwarancja spośród ocenianych ofert. Jeśli do oceny przyjmiemy jedną ofertę z 36 miesiącami i drugą z 60 miesiącami okaże się, że pierwsza otrzyma 12 punktów, a druga 20 punktów. Widać wyraźnie, że część tego kryterium jest kompletnie martwa – każda oferta, która spełnia wymogi zamawiającego otrzyma tu co najmniej 12 punktów. Warto zatem zrezygnować z oceniania tego minimum, względnie zmienić wagę kryterium (tak aby jedynie ten element, gdzie zachodzi różnicowanie miał wartość odpowiadającą wartości tego elementu wyrażonego w złotówkach).

 

Zrezygnowanie z oceniania tego minimum prowadzi do innego często stosowanego wzorku: ((Gbad – 36) / (Gmax – 36)) x 20. Czyli tym razem ocenie podlega wyłącznie to, o ile wykonawca przedłuży okres gwarancji jakości. Jeśli wykonawca zaproponuje okres 36-miesięczny – przedłużenie wynosi 0. Jeśli zaproponuje okres 60-miesięczny – przedłużenie wynosi 24 miesiące. W przypadku takich ofert, jak w poprzednim przykładzie, sprawa jest czysta – pierwsza dostaje 0 punktów, druga dostaje 20 punktów, wszyscy są zadowoleni ponieważ punktacja jest też proporcjonalna do wartości pieniężnej elementów. Problem jednak w tym, że wszystko może nie wyglądać tak różowo, jeśli zostaną złożone inne oferty. Załóżmy, że w drugiej ofercie zaoferowano nie 60, ale 37 miesięcy okresu gwarancji jakości. Punktacja przyznana według opisanego wzoru będzie identyczna jak poprzednio: pierwsza oferta – 0 punktów, druga oferta – 20 punktów. Ale wynikać to będzie wyłącznie z jednego miesiąca różnicy pomiędzy ofertami. Który z pewnością nie jest wart tyle, aby rekompensować 20 punktów różnicy w cenie.

 

Rozsądny wykonawca widząc schemat oceniania opisany w poprzednim akapicie, jeśli nawet nie chce konkurować na serio w tym kryterium, zawsze powinien proponować minimalną wartość wymaganą powiększoną o 1 – gdyby bowiem okazało się, że inni są mniej rozsądni i nie chcąc dawać lepszych parametrach, poprzestają na minimum – może w ten sposób zyskać bardzo wiele. Nic w zasadzie wielkiego nie ryzykując.

 

Dlatego rozsądny zamawiacz pragnąć sięgać w tę stronę, powinien do mianownika wzoru nie podstawiać wartości maksymalnej z ocenianych ofert, ale dopuszczalną wartość maksymalną – a zatem: ((Gbad – 36) / 24) x 20. Ryzyka takiego zafałszowania porównania ofert wówczas nie będzie – wykonawca, który zaoferuje gwarancję o miesiąc dłuższą od minimalnej dostanie 0,8 punktu. I warte to będzie tyle, ile wynikałoby z proporcji między ceną i wartością tego miesiąca gwarancji…

 

Rzecz jasna, na takich wzorkach świat się nie kończy. Niektóre są lepsze, niektóre gorsze. Ale nad każdym warto się chwilę zastanowić, jaki dadzą efekt w praktyce. Najprościej mały arkusik kalkulacyjny i kilka kombinacji ofert :)

 

* * *
Autor: Grzegorz Bednarczyk
Tekst pierwotnie opublikowano na stronie autora: "W szponach zamówień".