Magia słów, czyli przemyślenia na temat należytej realizacji zamówienia publicznego.

Ktoś niezwykle mądry powiedział kiedyś, że „słowa to naturalnie najsilniejszy środek odurzający, jaki stosuje ludzkość”. Ta myśl znajduje nieustanne zastosowanie nie tylko w relacjach prywatnych, ale także w życiu zawodowym, a co za tym idzie także w praktyce dnia codziennego zarówno zamawiających jak i wykonawców. Opisanie posiadanego doświadczenia w sposób nawiązujący do treści warunku może niekiedy przesądzić o pozytywnej weryfikacji sytuacji podmiotowej wykonawcy niezależnie od tego, czy wykonawca w istocie legitymuje się wymaganym bagażem doświadczenia. To samo doświadczenie zaprezentowane zamawiającemu w sposób nie uwzględniający wymagań ogłoszenia i specyfikacji, częstokroć okazuje się być doświadczeniem nie potwierdzającym spełniania wymagań organizatora postępowania, pomimo tego, że wykonawca wie o realizacji zamówienia dokładnie to czego oczekuje zamawiający. Zakwalifikowanie do etapu porównywania ofert zależy więc bardzo często od tego, jakich słów użyto dla opisania doświadczenia wykonawcy, czy też kwalifikacji kadry skierowanej do realizacji przyszłego kontraktu. „Odurzenie” słowami może być też niezwykle istotne przy formułowaniu dokumentów referencyjnych, czy też poświadczeń o jakich mowa w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2013 r. Nr 231 – dalej r.w.d.).

W praktyce prowadzonych postępowań spotkałem się z poglądem, według którego dowody potwierdzające należytą realizację dostaw, usług, czy też robót budowlanych winny zawierać sformułowania, z których wprost będzie wynikać informacja o należytej realizacji świadczenia. Rzeczywiście, najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla zamawiającego jest analiza dokumentów referencyjnych, w których użyto sformułowań „zrealizowano z należytą starannością”, „zamówienie wykonano należycie”, itp. Z drugiej strony żaden z przepisów ustawy - Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 - dalej p.z.p.) oraz przepisów r.w.d. nie wymaga, by w treści dokumentów referencyjnych pojawiało się sformułowanie, które przykładowo będzie stanowiło cytat z r.w.d, tj. będzie brzmiało np. „dostawy zostały zrealizowane należycie”. Przekonanie zamawiającego o prawidłowości zrealizowanych umów winno opierać się o wiedzę wynikającą z analizy całej treści załączonych dokumentów tj. wypełnionego zestawienia zrealizowanych świadczeń i treści dokumentów referencyjnych. Na pozytywną opinię na temat zrealizowanego zamówienia może wskazywać nazwa jaką opatrzono dokumenty wystawiane przez poprzednich zleceniodawców. Dokumenty określane mianem „listu referencyjnego”, czy też „referencji”, co do zasady niosą ze sobą pozytywną ocenę współpracy z wykonawcą, choć oczywiście możliwe jest wystawienie listu referencyjnego, z którego będzie wynikać, iż poprzedni zleceniodawca negatywnie ocenia współpracę z wykonawcą. Przyznam, że w ciągu ostatnich dziesięciu lat nie spotkałem się takim listem referencyjnym.

Istotą listu referencyjnego jest polecenie wykonawcy potencjalnemu, przyszłemu klientowi. Celem dokumentów referencyjnych dołączanych do ofert przetargowych nie jest potwierdzenie nieprawidłowej współpracy pomiędzy zleceniodawcą, a wykonawcą zamówienia, a potwierdzenie, iż współpraca przebiegała prawidłowo, a przedmiot zamówienia został wykonany zgodnie z ustaleniami wynikającymi z dokumentacji przetargowej. Jeżeli wykonawca ubiegający się o uzyskanie zamówienia publicznego posługuje się dokumentami referencyjnymi od poprzednich zleceniodawców, to nie sposób uznać, iż „list referencyjny” który z założenia wyraża pozytywną opinię o współpracy, nie stanowi pierwszego kroku dla potwierdzenia należytej realizacji dostaw. Przedstawienie wraz z ofertą dokumentów referencyjnych wskazujących, iż zamówienie zostało wykonane, bez równoczesnego wykazywania przez poprzedniego zleceniodawcę jakikolwiek nieprawidłowości, czy wad w realizacji tego zamówienia utrudnia postawienie tezy, że dane zamówienie zostało wykonane nieprawidłowo, bez należytej staranności, nienależycie, co w rezultacie oznacza, iż należały przyjąć, iż zostało wykonane należycie. 

Praktyka prowadzonych postępowań wskazuje na to, że od dokumentów referencyjnych składanych wraz z ofertą nie można oczekiwać, iż każdorazowo będą sformułowane w ten sposób by stanowić literalne odzwierciedlenie treści r.w.d. Każdy z podmiotów wystawiających referencje może formułować dokumenty referencyjne według własnego uznania, a o tym czy treść dokumentu potwierdza należytą realizację świadczenia przesądza całokształt treści dokumentu referencyjnego. 

O należytej realizacji zamówienia publicznego można mówić wówczas, gdy przedmiot świadczenia został wykonany prawidłowo w aspekcie terminu realizacji oraz w aspekcie jakość świadczenia odnoszonej do zakresu świadczenia, wymaganych parametrów technicznych itp. Innymi słowy, zamówienie zrealizowane z należytą starannością to zamówienie wykonane w wymaganym terminie i zgodnie z wymogami umowy odnoszącymi się np. do parametrów technicznych przedmiotu dostawy. Jeżeli z dokumentów referencyjnych wynika przykładowo, że zamówienie zostało zrealizowane terminowo, a także w zakresie i trybie ustalonym pomiędzy stronami umowy, to z tak sformułowanych dokumentów wynika należyta realizacja zamówienia, pomimo nie użycia „magicznego zwrotu” o należytej realizacji. Użycie takich sformułowań wskazuje jednoznacznie na dochowanie wymogów odnoszących się do jakości przedmiotu świadczenia, a zawartych w dokumentacji przetargowej w oparciu o którą były przeprowadzane przedmiotowe postępowania. Złożenie oświadczenia wiedzy jednoznacznie wskazującego na dochowanie wymagań co do terminu realizacji, a także pozostałych wymagań ustalonych pomiędzy stronami umowy przesądza o prawidłowej (należytej) realizacji zamówienia.

Niestety stale się pojawiają i będą się pojawiać osoby, które dając się uwieść magii słów wplecionych w treść r.w.d. będą oczekiwały potwierdzenia wymaganej jakości poprzez przytaczanie treści przepisów.

 

* * *

Autor: Bartłomiej Kardas

Wyszukiwarka przetargów publicznych biznes-polska.pl