Zmiany w ustawie prawo zamówień publicznych – obowiązkowa elektroniczna wymiana informacji między zamawiającym a wykonawcami

Ustawa o zmianie prawa zamówień publicznych została uchwalona przez Sejm w dniu 13 maja 2016 r. i skierowana do dalszych prac parlamentarnych, które odbędą się w Senacie. Projekt wspomnianej ustawy zakłada elektronizację procesu udzielania zamówień publicznych, która ma być powszechna od kwietnia 2018 r. Przedstawiamy najważniejsze założenia dotyczące elektronizacji zamówień publicznych.

W artykule 10a. czytamy, że postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między zamawiającym a wykonawcami, w szczególności składanie ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. Obowiązkowa elektronizacja zamówień publicznych wejdzie w życie 18 października 2018r., przy czym w przypadku postępowań prowadzących przez centralną jednostkę zakupową elektronizacja została odroczona do 18 kwietnia 2017r.

Zamawiający może ustalić sposób przedstawienia informacji zawartych w ofercie w postaci katalogu elektronicznego lub dołączenia katalogu elektronicznego do oferty, albo może dopuścić taką możliwość. Wspomniana informacja powinna być zawarta w treści ogłoszenia bądź zaproszeniu. W dokumentach przetargowych Zamawiający powinien wskazać niezbędne formacje dotyczące min. formatu, parametrów sprzętu elektronicznego w celu umożliwienia połączenia z podanymi katalogami elektronicznymi.

Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenia, w tym jednolity dokument europejski (JEDZ), sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej, podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym.

W Art. 10b. Ustawodawca nakazuje Zamawiającemu zapewnić, aby narzędzia i urządzenia wykorzystywane do komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, oraz ich właściwości techniczne były niedyskryminujące i nieograniczające dostępu wykonawcom do postępowania.

W Art. 10c. Ustawodawca wskazuje okoliczności w jakich Zamawiający może odstąpić od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej. Taką okolicznością jest np. zamówienie publiczne, którego dokumentacja wymaga użycia wyspecjalizowanego formatu plików, narzędzi które nie są ogólnie dostępne, bądź których otwarcie/obsługa wymaga posiadania licencji i nie mogą być udostępnione do pobierania. Zamawiający może również odstąpić od użycia środków komunikacji elektronicznej jeśli ich użycie wymagałoby specjalistycznego sprzętu który nie jest w posiadaniu zamawiającego. W zamówieniu publicznym w którym Zamawiający wymaga przestawienia modelu fizycznego, próbek- tych składowych, których nie da się przesłać drogą elektroniczną również można odstąpić od elektronizacji. W przypadkach, o których mowa, składanie odbywa się za pośrednictwem operatora pocztowego, osobiście lub za pośrednictwem posłańca.

Z kolei Art. 10d. określa, że Zamawiający może w pewnych przypadkach wymagać użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne. Jest to możliwe w przypadku kiedy sam zamawiający zaoferuje nieograniczony, bezpośredni i bezpłatny dostęp, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, do narzędzi, urządzeń lub formatów plików lub sam zamawiający zapewni wykonawcom tymczasowe narzędzia bezpłatnie udostępnione w sieci, o ile brak dostępu nie wynika z przyczyn dotyczących wykonawcy, lub sam zamawiający udostępni inny środek komunikacji elektronicznej do składania części oferty.

Art. 10e. W przypadku zamówień na roboty budowlane lub konkursów zamawiający może wymagać użycia narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych ale musi również dać dostęp wykonawcom do tych narzędzi zgodnie z opisywanym powyżej art. 10d do czasu, gdy takie narzędzia staną się ogólnie dostępne.

Prezes Rady Ministrów określi, w drodze rozporządzenia: wymagania środków komunikacji elektronicznej oraz sposób sporządzania, przekazywania, przechowywania, udostępniania i usuwania dokumentów elektronicznych

Podsumowując: podpisana nowelizacja ustawy zakłada pełną elektronizację procesu udzielania zamówień publicznych od kwietnia 2018 r. Wymóg obowiązkowej komunikacji w sposób elektroniczny między wykonawcą a zamawiającym ma dotyczyć najważniejszych dokumentów w postępowaniu. Ustawodawca przewidział jednak sytuacje, kiedy zamawiający będzie mógł odstąpić od wymogu użycia elektronicznych środków.

Izabela Domitrz

Grupa Biznes Polska