Wyjaśnienia do pytań dotyczących zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach

Urząd Zamówień Publicznych opublikował odpowiedzi na pytania, jakie wpłynęły do UZP odnośnie zasad sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach, przekazywanego przez zamawiających Prezesowi Urzędu na podstawie przepisu art. 98 ust. 2 ustawy Pzp.

I. Data zawarcia umowy a obowiązek sprawozdawczy za dany rok kalendarzowy*

Pytanie:
Czy w sprawozdaniu  za 2013 r. (w tabelach II – V) należy  uwzględnić zamówienia publiczne wszczęte i przeprowadzone w 2013 r., w przypadku gdy umowa została zawarta w 2014 r.? Czy decydujące znaczenie ma w tym zakresie data zawarcia umowy czy data wyboru oferty?

Odpowiedź:
W świetle definicji zamówienia publicznego, zawartej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp, pod pojęciem „udzielenie zamówienia” należy rozumieć zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego. A zatem, dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego, tj. w przypadku gdy umowa w sprawie zamówienia publicznego została zawarta w roku 2014 r., będzie ona podlegać uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym dopiero za 2014 r. Inne czynności dokonane w postępowaniu o udzielenie zamówienia niż zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego, jak np. czynność wyboru oferty najkorzystniejszej, nie mają znaczenia dla ustalenia obowiązku sprawozdawczego za dany rok.

Pytanie:
Czy w tabeli II rocznego sprawozdania należy uwzględnić zamówienia, które wprawdzie były wykonywane w 2013 r., lecz umowa została zawarta w okresie wcześniejszym (np. w 2012 r.)?

Odpowiedź:
Obowiązkowi sprawozdawczemu w zakresie udzielonych zamówień (tabele II – V) podlegać będą tylko te umowy, które zostały zawarte w roku kalendarzowym, za który składane jest dane sprawozdanie. Tym samym, uwzględnieniu w wierszu I tabeli II rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach za 2013 r. nie będą podlegać umowy, które wprawdzie były wykonywane w trakcie tego roku kalendarzowego, jednakże ich zawarcie miało miejsce w okresie wcześniejszym (np. w 2012 r.).

II. Wyłączenie stosowania ustawy Pzp na podstawie innych ustaw

Pytanie:
Czy w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach należy zamieszczać informacje w zakresie wydatków dokonywanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych z tytułu realizacji zadań, o których mowa w art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r., poz.  1442, z późn. zm.)?

Odpowiedź: 
Ciążący na zamawiających obowiązek sprawozdawczy odnoszący się do zamówień udzielonych z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy Pzp dotyczy wyłącznie zamówień udzielonych na podstawie wyłączeń wymienionych w art. 98 ust. 4 ustawy Pzp.
Zamawiający nie mają zatem obowiązku uwzględniania w treści przedmiotowego sprawozdania informacji o wydatkach poniesionych z tytułu realizacji zadań, o których mowa w art. 68 ust. 2 ww. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

III. Opłaty sądowe i administracyjne a zakres obowiązku sprawozdawczego

Pytanie:
Czy opłaty sądowe i administracyjne podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu?

Odpowiedź:
Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp nie odpowiadają np. opłaty sądowe i administracyjne. Kwoty te nie są bowiem wydatkowane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą. W związku z powyższym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

IV. Umowy zlecenia. Sposób ustalania wartości zamówienia w oparciu o przewidzianą w umowie stawkę godzinową

Pytanie:
Czy umowy zlecenia zawierane z opiekunami przez gminne ośrodki pomocy społecznej podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu z udzielonych zamówień? W jaki sposób należy ustalić wartość takich zamówień, w sytuacji gdy w umowie została określona jedynie stawka godzinowa za wykonaną usługę?

Odpowiedź:
W świetle przepisów ustawy Pzp, obowiązkowi sprawozdawczemu podlegają wyłącznie umowy mające charakter zamówienia publicznego (art. 2 pkt 13 w zw. z art. 98 ust. 1 ustawy Pzp). Co do zasady taki charakter będą miały umowy zlecenia zawierane z opiekunami przez gminne ośrodki pomocy społecznej.

W sytuacji, gdy w umowie nie została wskazana wysokość wynagrodzenia wykonawcy, a jedynie określone zostały ceny jednostkowe, za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz cen jednostkowych określonych w umowie (np. stawek godzinowych). Ustalenie wartości zamówienia we wskazany powyżej sposób należy dokonać odrębnie dla każdej umowy. Jeżeli wartość poszczególnych umów nie przekroczy równowartości 14 tys. euro, informację o ich udzieleniu należy zawrzeć w pkt I tabeli II formularza rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. W pkt tym należy podać łączną wartość wszystkich umów, których wartość nie przekracza 14 tys. euro, udzielonych w roku kalendarzowym, za który składane jest dane sprawozdanie.

V. Pojęcie zamówienia publicznego a zakres obowiązku sprawozdawczego (rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym)

Pytanie:
Czy uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu podlegają rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym w związku z powierzeniem realizacji części zadań publicznych?

Odpowiedź: 
Obowiązek przekazania informacji w ramach rocznego sprawozdania o zamówieniach publicznych nie dotyczy wszystkich wydatków ponoszonych przez zamawiającego, a jedynie udzielonych przez niego zamówień publicznych. Pojęcie zamówienia publicznego zostało przez ustawodawcę zdefiniowane w przepisie art. 2 pkt 13 ustawy Pzp. Rekompensaty wypłacane spółkom kapitałowym w związku z powierzeniem realizacji części zadań publicznych przekazywane są na podstawie odrębnych ustaw i w związku z tym nie mogą zostać uznane za zamówienia publiczne w rozumieniu ustawy Pzp. Tym samym, kwoty te nie będą podlegały uwzględnieniu w przekazywanym przez dany podmiot rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.

VI. Powierzenie zadań spółce gminnej a zakres obowiązku sprawozdawczego

Pytanie:
Czy w sytuacji, gdy część zadań komunalnych została powierzona przez Gminę spółce gminnej (np. zimowe utrzymanie dróg), wydatki ponoszone na realizację tych zadań podlegają uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach?

Odpowiedź:
Obowiązek przekazania informacji o danym zamówieniu publicznym w ramach rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach spoczywa na tym podmiocie, który jako zamawiający udzielił danego zamówienia, tj. zawarł z wykonawcą umowę w sprawie zamówienia publicznego. W przypadku zatem, gdy konkretne zadanie komunalne zostało powierzone przez Gminę spółce gminnej na innej zasadzie niż w drodze umowy cywilnoprawnej, wydatki dokonane w ramach powierzenia zadań nie stanowią zamówienia publicznego i nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach.


* Uwaga! Opisane zasady w zakresie decydującego znaczenia daty zawarcia umowy dla zakresu obowiązku sprawozdawczego nie dotyczą tabeli VI rocznego sprawozdania. Szczegółowe zasady odnośnie sposobu wypełniania tej tabeli zostały zawarte w opinii prawnej „Zasady sporządzania rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach”.

Wyszukiwarka przetargów publicznych biznes-polska.pl