Zamówienia publiczne- Możliwość uzupełnienia dokumentów ze względu na ich charakter

W niniejszym artykule zostały wyjaśnione możliwości uzupełnienia dokumentów oraz rodzaj dokumentów które mogą być uzupełnione w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.

Zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych wynika, że zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych przez zamawiającego oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art. 25 ust. 1, lub którzy nie złożyli pełnomocnictw, albo którzy złożyli wymagane przez zamawiającego oświadczenia i dokumenty, o których mowa w art. 25 ust. 1, zawierające błędy lub którzy złożyli wadliwe pełnomocnictwa, do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia i dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert.

Oznacza to, że co do zasady, jeżeli w ofercie wykonawcy brakuje oświadczeń lub dokumentów (określonych w art. 25 ust. 1) lub te oświadczenia lub dokumenty są wadliwe, zamawiający ma obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia.

Dopiero brak uzupełnienia w terminie dokumentów może spowodować dla wykonawcy negatywne skutki w postępowaniu, czyli przede wszystkim wykluczenie wykonawcy z postępowania lub odrzucenie jego oferty. Nie można dokonać tych negatywnych czynności automatycznie, bez uprzedniego wezwania w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.

Należy również zwrócić uwagę, że zamawiający może wzywać wykonawcę do uzupełnienia danego dokumentu tylko raz. Ponowne wezwanie w tym trybie o ten sam dokument nie jest możliwe. Wykonawca może też sam „wyjść przed szereg”. Jeżeli zauważy, że nie dołączył do oferty dokumentu, to może go uzupełnić sam, nie czekając na formalne wezwanie zamawiającego.

Od procedury uzupełnienia istnieje jednak szereg wyjątków.

Pierwszy z nich związany jest z tym, że można wzywać do uzupełnienia jedynie oświadczeń i dokumentów określonych w art. 25 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych. W związku z tym, nie można uzupełnić innych dokumentów niż wymienione w tym przepisie. Dotyczy to przede wszystkim wadium, oferty, formularza cenowego, przedmiaru. Dokumentów tych nie można uzupełnić. Ich brak w pierwotnej ofercie musi powodować wykluczenie wykonawcy bądź odrzucenie oferty bez wzywania do uzupełnia.

Drugi wyjątek wynika wprost z treści art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z przepisem nie wzywa się wykonawcy do uzupełnienia, jeżeli mimo złożenia dokumentu lub oświadczenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne by było unieważnienie postępowania.

Kolejny wyjątek związany jest z ustaleniem, co dokładnie dokument miał potwierdzać. Można wyróżnić trzy sytuacje:

1. dokument miał potwierdzać spełnienie przez przedmiot zamówienia bezwzględnych wymogów określonych w SIWZ (na zasadzie spełnia – nie spełnia),
2. dokument miał służyć ocenie ofert,
3. dokument miał zarówno (1) potwierdzać spełnienie przez przedmiot zamówienia bezwzględnych wymogów określonych w SIWZ (na zasadzie spełnia – nie spełnia), jak i (2) służyć ocenie ofert.

W pierwszym przypadku dokument można uzupełnić w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Brak uzupełnienia lub dołączenie ponownie błędnego dokumentu skutkować będzie odrzuceniem oferty wykonawcy.

W drugim przypadku dokumentu nie można uzupełnić w trybie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych. Wynika to z tego, że stanowiłoby to zmianę oświadczenia woli wykonawcy już po otwarciu ofert. Wykonawca mógłby zapoznać się z ofertami konkurentów i uzupełnić swoją ofertę o takie dokumenty, które pozwoliłyby mu uzyskać maksymalną liczbę punktów. Z tego powodu nie można takiego dokumentu uzupełnić. Jego brak nie spowoduje jednak odrzucenia oferty wykonawcy, ale przyznanie mu minimalnej liczby punktów w danym kryterium oceny ofert.

Sytuacja nieco się komplikuje w przypadku numer 3. Z jednej strony bowiem dokument ma potwierdzać wymagania bezwzględne, więc powinien podlegać uzupełnieniu. Z drugiej strony ma służyć ocenie ofert, a uzupełnienie prowadziłoby do zmiany oświadczenia woli już po otwarciu ofert.

Przyjmuje się więc, że taki dokument podlega uzupełnieniu, ale jego uzupełnienie może służyć tylko i wyłącznie potwierdzeniu spełnienia bezwzględnych wymagań określonych w SIWZ. Uzupełniony dokument nie może spowodować, że wykonawca otrzyma jakiekolwiek dodatkowe punkty w kryterium oceny ofert.

 

Autor: Dawid Pantak 

Prawnik, specjalizuje się w prawie zamówień publicznych, prowadzi bloga prawnego na temat postępowania przed Krajową Izbą Odwoławczą  http://www.odwolaniedokio.pl/